• Introduction
• Aperçu du programme
• Le FNI n'est pas un programme de subvention
• Gestion du programme du FNI
• Principes et lignes directrices
• Politiques et conditions générales
• Démarche de demande au FNI
• Formule de demande
• Gestion de projet
• Vérification et examen
• Glossaire

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10.0 VÉRIFICATION ET EXAMEN

Le Conseil du Trésor a récemment apporté des modifications à ses politiques de vérification et d'évaluation afin d'y inclure la composante de gestion en fonction des résultats et de mettre l'accent sur les niveaux d'assurance pour veiller à ce que les fonds publics soient dépensés de façon responsable. Par conséquent, le SNRS a également apporté un certain nombre de modifications aux politiques de vérification et d'examen régissant le FNI.

10.1 Objectifs et lignes directrices du programme

Les objectifs et les lignes directrices du programme sont énoncés dans le Guide du FNI qui stipule toutes les exigences et les conditions du programme concernant les gestionnaires du programme, les participants et les vérificateurs.

Le SNRS distribue le Guide du FNI à tous les gestionnaires et à toutes les autres personnes intéressées à participer au programme du FNI.

Le SNRS revoit et met régulièrement à jour le Guide pour s'assurer qu'il demeure pertinent pour tous. Il donne également des renseignements supplémentaires aux participants, selon le besoin.

10.2 Catégories de financement

Les projets doivent se rapporter aux catégories du PNRS.

10.3 Protocoles d'entente associés au programme

Les ministères et organismes parrains reconnus et le SNRS conviennent de protocoles d'entente du programme et les ratifient. Ces protocoles d'entente sont fondés sur les principes énoncés dans le Guide.

Ils n'ont pas de date d'échéance et ne peuvent être modifiés ou annulés que si l'un des partenaires en prend l'initiative et que toutes les parties s'entendent à ce sujet.

10.4 Demande de financement

Le Comité de sélection au mérite du FNI, formé du ministère parrain, du SNRS et des représentants des organismes parrains, examine toutes les demandes et évalue les projets en fonction des catégories de financement établies et des conditions du programme énoncées dans le Guide. Les projets doivent être conformes aux exigences de présentation et de contenu énoncées dans le Guide et inclure :

• une description du projet
• un budget de projet et des mouvements de trésorerie par étapes
• un plan de travail par étapes
• un plan de gestion du projet
• un énoncé des résultats et des avantages du projet (formulé en termes mesurables),
• un plan clair d'évaluation du projet (voir la rubrique 10.10)
• un plan de communication

Le SNRS renverra au parrain toute demande de financement qui ne comprend pas tous les éléments précités, sans l'étudier.

La liste des projets proposés est soumise à l'approbation du Comité de sélection au mérite, du CIRS et du ministre principal de la recherche et du sauvetage (MPRS).

10.5 Approbations et financement des projets

La ratification des demandes constitue l'approbation permettant d'initier les projets.

Toutes les approbations doivent être conformes aux conditions énoncées dans le Guide et dans le protocole d'entente.

Le SNRS débourse les fonds et l'organisme parrain ou bénéficiaire les administre conformément aux exigences associées à l'approbation de la demande de financement, au protocole d'entente et au guide.

L'approbation de la demande constitue une annexe au protocole d'entente.

10.6 Gestion du projet

Il faut gérer le projet conformément aux politiques et aux pratiques de l'organisme parrain, aux exigences énoncées dans le Guide du FNI et au plan de gestion approuvé, décrit dans la demande de financement.

Les parrains du FNI doivent mettre en place une entente (p. ex., un contrat, un protocole d'entente) entre les gestionnaires de projets et eux pour refléter le protocole d'entente entre le SNRS et le parrain du FNI.

10.7 Rapports exigés dans le cadre du projet

Le document d'approbation (c'est-à-dire l'annexe au protocole d'entente conclu avec le parrain) décrit les exigences en matière de rapports pour chaque projet. Ce qui est exigé peut varier en fonction du projet mais il s'agit en général de rapports trimestriels qui rendent compte des résultats de l'activité jusqu'à la fin de la période, et des dépenses du dernier trimestre comparativement à celles prévues au plan approuvé. Ces rapports indiquent également les activités prévues pour la période de rapport suivante. L'organisme parrain est responsable de la soumission des rapports conformément au calendrier convenu dans la demande.

Si le SNRS ne reçoit pas les rapports trimestriels dans les délais prescrits, il retiendra tout financement subséquent jusqu'à leur réception.

10.8 Surveillance du projet

Le ministère parrain est responsable de la surveillance du projet, y compris un projet entrepris par une tierce partie.

Le SNRS examine tous les rapports concernant le projet et fait le suivi nécessaire, le cas échéant, pour s'assurer que toutes les exigences associées au projet sont satisfaites.

Le SNRS se réserve le droit d'effectuer des vérifications aléatoires (surveillance active) de tout projet, en tout temps, pour s'assurer que les fonds sont dépensés conformément aux politiques du Conseil du Trésor, au plan de travail du projet et aux principes énoncés dans le Guide du FNI.

10.9 Demandes de remboursement et paiements

Le ministère parrain prépare et soumet toutes les demandes de remboursement conformément aux exigences stipulées dans le Guide du FNI.

Le SNRS examine toutes les demandes pour s'assurer qu'elles sont exactes et conformes aux demandes ratifiées. Tous les paiements versés seront conformes à la demande ratifiée et aux exigences énoncées dans le Guide du FNI.

10.10 Évaluation finale du projet

Il faut procéder à l'évaluation finale du projet conformément aux exigences stipulées dans le Guide.

10.11 Diffusion des résultats du projet

Le gestionnaire du projet doit consulter le parrain du FNI et le SNRS en ce qui a trait à la diffusion des résultats.

10.12 Évaluation du programme du FNI

Le CIRS demande la tenue d'une évaluation indépendante du programme du FNI au moins à tous les cinq ans. Le directeur exécutif du SNRS peut demander l'évaluation du programme du FNI plus souvent qu'à tous les cinq ans si nécessaire.

Cette évaluation portera, d'une part sur le rapport coût-efficacité du programme du FNI, son degré de pertinence et de succès et, d'autre part, sur la pertinence de la conception et de la gestion du programme par le SNRS ainsi que des activités de contrôle qui s'y rattachent. Des commentaires sont également émis quant à la pertinence de la gestion du programme et des activités de contrôle faites par les ministères.

Lors d'une évaluation, les vérifications antérieures du FNI ainsi que toutes les évaluations disponibles des projets financés par le FNI sont utilisées.

Le directeur exécutif du SNRS demande également la tenue de cette évaluation du programme du FNI.

10.13 Vérification des projets du FNI

• Chaque protocole d'entente prévoit le déroulement d'une vérification indépendante.
• La sélection des projets à vérifier est faite en fonction des critères de sélection convenus.
• Le protocole d'entente, les projets ratifiés particuliers, les pratiques de gestion et critères d'évaluation énoncés dans le Guide servent de base à la vérification des projets.
• La vérification des projets permet de s'assurer que les organismes bénéficiaires gèrent les projets conformément aux principes énoncés dans le Guide du FNI et selon l'annexe de projet du protocole d'entente. Ces vérifications visent soit des projets particuliers soit des groupes de projets gérés par un même ministère ou organisme.
• Le SNRS choisit les vérifications à faire selon les critères de sélection convenus et énoncés ci-dessus. Le SNRS effectue lui-même les vérifications ou engage à contrat un fournisseur qui mène les vérifications pour le compte du SNRS.
• Outre le dépôt des rapports individuels, il est utile de passer en revue les conclusions clés, dégager les tendances de l'exercice et produire un sommaire annuel.
  

10.14 Vérification des projets menés par des tiers

Lorsqu'un ministère demande du financement pour un projet mené par un tiers (par exemple, un organisme non gouvernemental (ONG)), il doit utiliser les mêmes critères de vérification. Le ministère ou l'autorité provinciale ou territoriale qui parraine le projet doit mettre en pratique ces critères, de la même façon que le SNRS le fait pour le ministère. Le ministère parrain doit prendre la responsabilité de mener les vérifications de la tierce partie qui s'imposent.

Ces vérifications peuvent être confiées soit au groupe de vérification interne du ministère ou de l'organisme soit à des vérificateurs externes indépendants. Les rapports sont destinés au ministère parrain mais celui-ci doit communiquer les résultats au SNRS dans le cadre de la présentation régulière des rapports d'étape.

La vérification des projets du SNRS comprend l'évaluation de la portée et de la qualité des vérifications des tierces parties. Règle générale, il n'y a pas lieu de revenir à la tierce partie, quoique le SNRS en décider ainsi, au besoin.

Les trois types de vérifications mentionnées ci-dessus assurent un contrôle complet du FNI et des projets individuels. En général, ils constituent un programme de vérification raisonnable qui satisfait les besoins de toutes les parties en cause.

Le directeur exécutif du SNRS, en tant que gestionnaire ayant obligation de rendre compte du programme du FNI, se réserve le droit d'exiger une vérification de n'importe quel projet financé par le FNI, conformément au protocole d'entente intervenu avec le ministère et la politique en vigueur d'examen du PNRS.