Trousse à outils du FNI - Relations avec les médias
Outre la planification, l'exécution et l'évaluation de
votre projet du FNI de R-S, un autre aspect important à considérer
est comment capter l'attention et l'appui du public. Nous avons rassemblé
cette trousse pour vous aider à propager le message au sujet des
activités, des besoins et des objectifs de votre projet. Vous y
trouverez aussi de la documentation que vous pourrez intégrer de
diverses façons dans votre plan de communication.
Cette trousse comprend :
La planification des relations avec les médias
En planifiant soigneusement les relations avec les médias locaux,
vous pouvez vous faire de précieux alliés dans votre projet
du FNI de R-S. La raison d'être des stations locales de radio et
de télévision, ainsi que des quotidiens et des journaux
communautaires, n'est-elle pas de faire état des événements
qui se passent dans la collectivité?
Si vous savez diffuser correctement votre message, vous créerez
une résonance médiatique qui vous aidera à recruter
l'aide bénévole essentielle à la concrétisation
du projet, qui inspirera à d'autres membres de la collectivité
des idées pour améliorer la recherche et le sauvetage au
Canada, et qui créera dans votre collectivité un sentiment
de fierté sur lequel vous pourrez appuyer vos efforts et en assurer
la poursuite, une fois l'étape initiale achevée.
La communication avec les médias peut emprunter de nombreux chemins.
Vous en trouverez ici divers exemples, en plus de renseignements généraux
sur la façon de bien planifier votre campagne de relations avec
les médias.
Avant d'amorcer toute démarche avec les médias, il est
sage de réfléchir sur les points suivants :
- Le but de la campagne de relations avec les médias
- Cherchez-vous une publicité qui vous amènera plus
de bénévoles, qui vous rapportera des fonds ou qui
renforcera le sentiment de fierté communautaire?
- Voulez-vous inciter les gens à contribuer à votre
projet?
- Tentez-vous d'informer la population au sujet des questions de
R-S?
- Le véhicule : un communiqué de presse ou un événement
- Un communiqué de presse invite les médias à
diffuser la nouvelle dont il fait état. Vous pouvez diffuser
un communiqué de presse pour :
- Annoncer le démarrage de votre projet;
- Annoncer la réalisation d'un jalon important, ou une
quelconque réussite, ou encore une activité majeure;
- Attirer l'attention sur un enjeu ayant trait à votre
projet.
- On vous appellera peut-être pour une interview ou pour obtenir
un complément d'information. Assurez-vous que des porte-parole
seront disponibles à cette fin.
- Un événement, par contre, invite les médias
à couvrir des gens en action. Là aussi, des porte-parole
doivent être sur place pour répondre aux questions
et donner des interviews, en prenant l'initiative d'offrir leur
aide aux journalistes présents. Vous pourriez inviter votre
député fédéral. Prenons un exemple :
votre groupe travaille à améliorer son système
de communication par l'achat de nouvelles radios et l'installation
de plusieurs répétiteurs. Vous pourriez :
- Inviter la presse à une démonstration "
avant " et " après ";
- Inviter les médias à couvrir les bénévoles
en action;
- Au terme du projet, organiser un événement qui
incitera la presse à couvrir le dur travail des bénévoles.
- Communiqué ou événement : tout dépend
des buts fixés. Tentez d'adapter vos plans à ces buts.
- La nouvelle
- Votre message doit être jugé digne d'attention par
les médias. Par exemple :
- L'annonce du démarrage de votre projet;
- Un événement dans le cadre de votre projet (p.
ex., une présentation de Bobbie l'embarcation de sauvetage)
- La sensibilisation du public (vous voulez faire comprendre
à la population que la sécurité nautique
est fondamentale sur les plans d'eau canadiens).
- La préparation
- Même si la planification des relations avec les médias
peut faire partie intégrante de tout projet, ne faites aucun
appel et ne publiez aucun communiqué avant d'avoir arrêté
tous les détails : heure, lieu, nom des porte-parole, etc.
- Les porte-parole
- Désignez un ou deux porte-parole, qui sont renseignés
le plus possible sur le projet, l'événement ou l'annonce
et peuvent en parler d'une façon dynamique. Ces personnes doivent
être en mesure de répondre à des questions très
diversifiées, notamment sur la raison d'être du projet,
son financement et les résultats attendus. Il importe également
que les porte-parole se tiennent à la disposition des journalistes,
qu'ils puissent rapidement répondre aux demandes d'information
téléphoniques et qu'ils aient réponse aux questions
posées.
- La démarche
- Avant de rencontrer les journalistes, il est important d'avoir bien
préparé tous les aspects de l'annonce. Planifiez la
rencontre, tentez de prévoir les questions et préparez
les réponses. Si vous êtes incapable de répondre
à une question, dites que vous vous renseignerez et téléphonez
plus tard au journaliste, avant son heure de tombée. N'oubliez
jamais de faire un suivi.
- Le message
- La règle d'or : concision et simplicité. Employez
un langage accessible à tous.
- Les remerciements
- Pour maintenir de bonnes relations avec vos partenaires de projet,
rien de tel que de souligner publiquement leur contribution. Vous
trouverez des directives précises à cet effet dans
le Guide du FNI (section des remerciements et mentions)
- En résumé,
- pour obtenir des résultats optimaux, faites vos devoirs.
Appelez les médias locaux et posez les questions suivantes
:
- À qui dois-je adresser un communiqué faisant
état d'une nouvelle locale? Un avis aux médias
annonçant un événement? Un avis communautaire?
- Est-il préférable d'expédier le communiqué
par télécopieur, par courrier ou de le remettre
en mains propres?
- Quelle est l'heure de tombée pour les nouvelles?
Pour les avis communautaires?
- Quand décidez-vous si vous allez couvrir un événement?
- Quels sont vos besoins, pour ce qui est des caméras,
de la prise de son, des photos, etc.?
Les six questions fondamentales
Avant d'entreprendre votre campagne de relations avec les médias,
prenez en considération les conseils ci-dessous et répondez
aux six questions fondamentales du journalisme :
Qui?
Il existe certainement dans votre collectivité un, plusieurs ou
la totalité des médias suivants : station de radio ou de
télévision, station câblodiffusée, journal
quotidien, journal communautaire.
Vous pouvez retenir une partie ou l'ensemble de ces véhicules,
selon l'auditoire ciblé. Rappelez-vous que ces médias réservent
habituellement une section ou du temps d'antenne aux avis communautaires.
Si vous annoncez la tenue d'un événement, informez-vous
des heures de tombée avant de communiquer l'information.
Quoi?
Vous pouvez opter pour un communiqué, un avis aux médias
ou une fiche de suggestions. Vous en trouverez des exemples dans les pages
qui suivent. N'oubliez pas d'y indiquer tous les détails pertinents
et les coordonnées de porte-parole fiables. Assurez-vous d'avoir
un message intéressant, prévoyez des arrière-plans
intéressants pour les photographies, etc. Est-il préférable
d'utiliser le télécopieur ou le courrier?
Où?
Cherchez un cadre intéressant pour les photographies et les prises
de vue. Si possible, organisez un événement sur les lieux
du projet. Si vous invitez la presse, assurez-vous d'en indiquer clairement
l'heure et le lieu et voyez à ce que l'endroit soit facilement
accessible. DÉBUTEZ À L'HEURE PRÉVUE. Les journalistes
sont des gens occupés... limitez toute l'activité à
une demi-heure au maximum.
Quand?
Les médias ont généralement un horizon de planification
d'environ une semaine. Il est bon de diffuser votre information à
peu près deux semaines avant l'événement, en ravivant
la mémoire des journalistes au moyen d'un appel téléphonique
un ou deux jours avant l'événement.
DEMEUREZ AU FAIT de ce qui se passe dans votre collectivité. Si
votre événement coïncide avec le lancement de la campagne
électorale du maire de la ville, votre annonce risque d'être
reléguée aux dernières pages du journal, voire même
d'être laissée de côté. Tentez de prévoir
votre annonce ou votre événement pour une journée
où l'actualité sera tranquille.
Un mot sur les journaux communautaires : Les journaux communautaires
ont des heures de tombée qui varient et disposent d'un personnel
réduit. Dans leur cas, le télécopieur n'est pas un
outil efficace; un contact personnel avec le chef de la rédaction
est une bonne façon de connaître les délais et s'avère
la meilleure méthode pour diffuser l'information et s'enquérir
de la disponibilité du personnel.
Pourquoi?
Réfléchissez à ce que vous souhaitez retirer de toute
cette attention. Voulez-vous un reportage sur votre projet? Tentez-vous
d'éduquer la population sur les enjeux en R-S liés à
votre projet? Espérez-vous recruter d'autres bénévoles?
Tentez de faire correspondre l'outil employé et les médias
ciblés avec les résultats souhaités.
Comment?
Expliquez comment ce projet a vu le jour, comment il s'est déroulé
et quels sont les facteurs qui ont contribué à sa réussite.
Précisez les éléments du projet qui ont été
particulièrement intéressants ou difficiles et la façon
dont ils ont été abordés ou résolus avec succès.
Des modèles d'outils pour les relations avec les médias
Pour bâtir vos relations avec les médias, vous pouvez employer
toute une gamme d'outils, dont chacun a son utilité particulière.
Dans cette section, nous décrivons chaque outil, nous en présentons
des exemples et nous vous donnons quelques trucs pour choisir celui qui
convient le mieux à vos objectifs.
Les communiqués
Les communiqués servent à annoncer des nouvelles. Vous pouvez
publier un communiqué pour annoncer la mise en branle de votre
projet, le franchissement d'une étape importante, la réalisation
des buts ou le début d'une nouvelle phase. N'oubliez pas : un communiqué
doit véhiculer un message significatif. Idéalement, il s'accompagne
d'une fiche d'information contenant des renseignements plus détaillés.
Un communiqué indique toujours le nom et le numéro de téléphone
d'un ou de plusieurs porte-parole qui peuvent donner des interviews ou
répondre aux questions. Rédigez-le dans un style accrocheur
et dans un langage clair, en y incluant des citations des porte-parole.
Voir modèle
de communiqué
Communiqués modèle
Les avis aux médias
Les avis aux médias servent à informer les médias
de la tenue d'un événement et à les inviter à
couvrir une activité, à réaliser des interviews ou
à prendre des photos. Ils doivent être brefs et précis.
Il suffit de capter l'attention et de préciser pourquoi le rédacteur
en chef devrait envoyer un journaliste couvrir l'événement.
L'avis doit contenir assez d'information pour que l'on puisse écrire
un court article avant l'événement, sans toutefois vendre
la mèche. On doit y inclure de l'information sur toute disposition
technique prise pour faciliter la couverture médiatique.
Voir modèle
d'avis aux médias
Fiches de renseignements
Les fiches de suggestions soumettent des idées de reportages aux
médias, à partir d'activités ou de réussites
liées à votre projet. Elles incitent les journalistes à
solliciter une interview ou à préparer un reportage de fond.
Vous pouvez également préparer des fiches de suggestions
qui pourront être reproduites ou utilisées intégralement.
Ces fiches peuvent avoir une résonance médiatique le jour
même de leur publication ou quelques mois plus tard.
Tâchez de coiffer d'un titre accrocheur votre fiche de suggestions
et tous les autres documents destinés aux médias. Privilégiez
la concision (100 à 150 mots environ) et un langage compréhensible.
N'oubliez pas d'indiquer le nom et le numéro de téléphone
des porte-parole pour les journalistes qui souhaitent obtenir un complément
d'information.
Voir modèle
de fiche de suggestions
Les avis communautaires
D'une longueur maximale d'un paragraphe, en général, les
avis communautaires signalent au public la tenue d'un événement
et l'invite à y participer. Les stations de radio locales, les
journaux communautaires, les stations de télévision câblodiffusées
et les quotidiens réservent normalement du temps d'antenne ou une
section à ces avis.
Voir modèle
d'avis communautaire
Document d'information
Le document d'information fournit des explications sur des éléments
du communiqué. Vous voudrez peut-être fournir un document
d'information sur votre organisme, son personnel, l'aspect particulier
de la R-S ciblé par votre projet, le calendrier d'exécution
du projet ou tout autre détail qu'il n'est pas essentiel d'avoir
dans le message principal du communiqué. Un document d'information
doit faire la lumière sur le sujet en question et le mettre en
contexte.
Voir modèle
de document d'information
Questions et réponses
Les médias aiment bien l'information présentée sous
forme de questions et réponses. Cela permet de clarifier certains
renseignements. Pensez aux questions que pourrait poser une personne qui
ne connaît rien ou presque à votre projet. Il est souvent
utile d'ajouter des statistiques et des données historiques dans
vos questions et réponses.
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