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PROGRAMME DE VÉRIFICATION DE CVC DU FNI DE R-S
Ce document constitue la réponse de la direction du Secrétariat national de recherche et de sauvetage (SNRS) à la vérification du Fonds des nouvelles initiatives (FNI) de recherche et de sauvetage (R-S) effectuée par Conseils et Vérification Canada (CVC) en avril 2005. Les commentaires au sujet des aspects factuels de la version préliminaire de la vérification ont déjà été fournis. Étant donné que le renouvellement de la partie du programme du FNI relative aux contributions a débuté il y a plusieurs mois déjà, de nombreuses recommandations issues de la vérification ont déjà été dégagées par la direction des programmes. Celle-ci s’affaire à les incorporer à la nouvelle conception du FNI ainsi que dans les modalités et conditions pour lesquelles on veut que le Conseil du Trésor renouvelle son approbation. De même, des modifications visant à renforcer la gestion financière de la partie du FNI qui n’est pas relative aux contributions seront effectuées cette année. Ces changements en ce qui a trait aux contributions et aux autres aspects du Fonds seront également consignés dans des documents d’accompagnement, dans des procédures et dans instruments financiers et feront partie des pratiques commerciales relatives à la gestion du programme. De façon générale, la direction souscrit aux recommandations et y donnera suite. Il y a cependant une seule exception qui ne fait plus partie de la nouvelle conception du programme. RÉSUMÉ DES RECOMMANDATIONS DU VÉRIFICATEUR ET DES RÉPONSES DE LA DIRECTIONSection 2.1 de la vérification – POUVOIRS ET COMMUNICATION DE L’INFORMATION FINANCIÈRERecommandation du vérificateur (s. 2.1) – 1Les critères en matière d’objectifs et d’admissibilité (doivent être) mis en place pour les parties du Fonds consacrées aux accords de contribution et à d’autres types de financement. LA DIRECTION SOUSCRIT À CET AVISLe programme du FNI actuel comporte des critères relatifs aux objectifs et à l’admissibilité des nouvelles propositions. Des dispositions semblables seront incluses dans le programme renouvelé pour la présentation de propositions de projets gérés ou non par des accords de contribution. On veut obtenir l’approbation du Conseil du Trésor pour les critères en matière d’objectifs et d’admissibilité qui s’appliquent à la nouvelle portion du Fonds qui touche les projets de contributions. Recommandation (s. 2.1) – 2Des modalités et conditions pour des contributions des parrains fédéraux, provinciaux et territoriaux qui respectent les exigences stipulées dans la Politique sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) (doivent être) instaurées et approuvées par le Conseil du Trésor, de façon à ce que l’autorité compétente en matière de paiements de contributions par les parrains fédéraux dans le cadre FNI soit bien établie. LA DIRECTION SOUSCRIT À CET AVISMise en œuvre en cours. Recommandation (s. 2.1) – 3Ces modalités et conditions (doivent) énoncer clairement les critères relatifs aux objectifs et à l’admissibilité au Fonds, définissent les catégories de bénéficiaires admissibles, stipulent le montant maximum à verser, le recours aux retenues, les directives quant aux paiements anticipés et déterminent les conditions de remboursement des contributions. LA DIRECTION SOUSCRIT À CET AVISMise en œuvre en cours. Recommandation (s. 2.1) – 4Le Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats, le Cadre de vérification axé sur les risques pour le FNI et le Guide des nouvelles initiatives de recherche et de sauvetage (doivent être) revus et tenir compte des modifications apportées relativement aux autorités compétentes et au mécanisme de financement pour les accords de contribution et pour les autres aspects du Fonds. LA DIRECTION SOUSCRIT À CET AVISMise en œuvre en cours. Section 2.2 de la vérification – EXAMEN DU CADRE DE CONTRÔLE DE GESTIONRecommandation (s. 2.2) – 1Les accords de contribution rédigés (doivent être) conformes aux exigences de la Politique sur les paiements de transfert du SCT. LA DIRECTION SOUSCRIT À CET AVISMise en œuvre en cours. Recommandation (s. 2.2) – 2Les accords de contribution (doivent) indiquer clairement le bénéficiaire, le montant total de l’aide gouvernementale (et prévoir une disposition sur le financement cumulé) et les attentes du bénéficiaire initial et des tiers. LA DIRECTION SOUSCRIT À CET AVISMise en œuvre en cours. Recommandation (s. 2.2) – 3Le Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats, le Cadre de vérification axé sur les risques pour le FNI et le Guide des nouvelles initiatives de recherche et de sauvetage (doivent être) revus et refléter les changements apportés au cadre de gestion relativement aux contributions et autres sources de financement du Fonds, notamment en ce qui a trait aux rôles et aux responsabilités dans la gestion du projet, à la préservation des documents appropriés et aux liens à établir entre les rapports trimestriels, les factures et les catégories de coûts permis. LA DIRECTION SOUSCRIT À CET AVISMise en œuvre en cours. Recommandation (s. 2.2) – 4Des séances de formation et d’information avec les parrains fédéraux, provinciaux et territoriaux (doivent être) envisagées LA DIRECTION SOUSCRIT À CET AVISMise en œuvre en cours, cela fait partie du plan de mise en place du renouveau du FNI. Recommandation (s. 2.2) – 5Une procédure de dépôt des documents (doit être) mise en place pour garantir que tous les renseignements pertinents soient bien conservés dans les dossiers de projet. Une liste de contrôle pourrait être utilisée dans le cadre de cette procédure pour les dossiers généraux relatifs à l’évaluation et à l’approbation de la proposition. Elle pourrait aussi servir à répertorier les dossiers de chaque projet dont disposent les SNRS et les parrains du FNI. LA DIRECTION SOUSCRIT À CET AVISUne révision du système de classement général du SNRS sera effectuée au cours de l’exercice 2005-2006 tel qu’inscrit dans le plan d’affaires du Secrétariat. Les dossiers du programme du FNI sont les plus prioritaires. Recommandation (s. 2.2) – 6On (doit) songer à recourir aux retenues de fonds pour faire en sorte que le paiement final soit lié à la remise du rapport final et que les directives sur les versements anticipés soient modifiées afin de se conformer à la politique du SCT sur les paiements de transfert. LA DIRECTION SOUSCRIT À CET AVISCette option visant à assurer le respect des exigences du FNI relatives aux rapports sera conservée dans les nouvelles modalités et conditions. De même, les paiements anticipés seront gérés conformément à la politique du SCT Section 2.3 de la vérification – SURVEILLANCE ET RAPPORTSRecommandation (s. 2.3) – 1Le système de gestion de l’information du FNI (SIG-FNI) (doit) être mis en place afin d’améliorer les rapports financiers et de gestion de façon à ce que l’on puisse surveiller et rapporter les activités des projets plus LA DIRECTION SOUSCRIT À CET AVISLes exigences en matière de système de gestion de l’information seront revues en 2005-2006 afin de s’assurer qu’elles reflètent les impératifs de gestion et de publication de rapports du programme renouvelé. Des demandes de ressources seront faites pour permettre la mise en place du système. Recommandation (s. 2.3) – 2Les ressources inutilisées à venir (doivent être) identifiées aussitôt que possible au cours de l’exercice de façon à pouvoir les réaffecter à d’autres. LA DIRECTION SOUSCRIT À CET AVISLa mise en œuvre d’une conception renouvelée du programme va vraisemblablement entraîner une diminution de la fréquence des ressources inutilisées. Le nouveau programme en fera d’ailleurs une exigence qu’il renforcera. Recommandation (s. 2.3) – 3Les critères de vérification pour les bénéficiaires (doivent être) revus et incluent l’examen des accords entre le parrain du FNI et le bénéficiaire pour garantir qu’ils sont adéquats et respectés. LA DIRECTION NE SOUSCRIT PAS À CET AVISLa nécessité pour le SNRS de procéder à un examen minutieux des accords entre les parrains et les bénéficiaires du FNI ne fait plus partie de la nouvelle conception du programme :
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