VÉRIFICATION DU PROGRAMME DES NOUVELLES INITIATIVES DE RECHERCHE ET DE SAUVETAGE
MINISTÈRE DE LA DÉFENSE NATIONALE
PROJET DU FNI - MDN 6/00
RADEAU DE SAUVETAGE AUTONOME POUR LE SYSTÈME SARPAL
Mars 2002
Préparé par :
G.G. Hudson Consulting Inc.
North Vancouver, British Columbia
Table des matières
Introduction
Le Fonds des nouvelles initiatives (FNI), administré par le Secrétariat national de recherche et de sauvetage (SNRS), a pour but
d'aider au financement de projets aptes à rehausser la recherche et le sauvetage (R-S) au Canada. Les projets approuvés peuvent faire
l'objet d'un audit (une vérification), que prévoient le Guide du FNI et le protocole d'entente conclu entre le SNRS et
l'organisme parrain.
Chaque rapport de vérification de projet porte principalement sur les questions et constats relevant du contrôle de l'organisme
parrain. En conséquence, toutes les recommandations comprises dans le présent rapport sont adressées au ministère de la Défense
nationale (MDN). Les questions pertinentes au SNRS, sur l'ensemble des projets, font l'objet d'un rapport distinct.
Le projet MDN 6/00 - Radeau de sauvetage autonome et parachutable pour le système SARPAL - est un des projets désignés à
la vérification en 2001-2002. La vérification a comporté les activités suivantes :
- Examen des dossiers du projet au SNRS et discussions avec des membres du personnel du SNRS.
- Examen des dossiers du MDN à Ottawa.
- Entrevues, en personne, avec des membres du personnel du MDN ainsi qu'une foule d'appels téléphoniques et de courriels.
- Rencontre avec le fournisseur principal - International Submarine Engineering Ltd. (ISE Ltd.) - à Vancouver. Cette rencontre
comportait une entrevue avec des membres du personnel responsable des finances et du projet, un examen des dossiers pertinents et une
observation visuelle du radeau de sauvetage.
- Analyse des faits et des constats.
Le présent rapport résume les résultats de la vérification.
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Résumé
Le projet de perfectionnement des véhicules de sauvetage en mer pouvant être déployés, en parachute, à partir d'un aéronef de type
C130 a reçu un financement de 478 000 $ du FNI.
Le projet respecte les critères du FNI dans les domaines suivants :
- Présence d'un protocole d'entente concernant le programme.
- Concordance avec les priorités de financement du FNI.
- La surveillance des tiers engagés dans l'exécution du projet est conforme aux exigences du FNI.
- La démarche finale en matière de communication convient à un projet de ce type et à ce stade de développement.
Le projet ne répond pas pleinement aux critères dans les domaines suivants :
- La demande de financement manque de précision et ne contient pas de plan de gestion du projet. Les responsables de l'évaluation
du projet n'ont pas noté ces lacunes.
- On a relevé un manque de cohérence entre ce qui décrit le projet proposé et ce qui a été convenu par entente contractuelle avec
International Submarine Engineering Ltd (ISE).
- La surveillance et la gestion des coûts du projet ont manqué de rigueur et le Ministère n'a pas pu fournir d'état financier
vérifiable des coûts totaux du projet, ni de relevé de la provenance ou de l'utilisation des fonds accordés au projet.
- Les rapports manquent de précision et sont en général inexacts et incomplets en ce qui touche la gestion financière du projet.
- L'évaluation finale du projet n'est pas encore achevée.
En résumé, la gestion globale du projet n'est pas conforme à des normes raisonnables.
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Objectifs et portée
Les objectifs de la vérification du programme du FNI sont de déterminer la nature et l'étendue de la conformité d'un projet aux
exigences propres au programme, de recommander des mesures correctives s'il y a lieu et de cerner les moyens d'accroître l'efficacité
et l'efficience de la gestion du programme.
La portée de cette vérification se fonde sur les critères établis au chapitre 6 du Guide du FNI, à savoir :
- La conformité aux protocoles d'entente
- Les priorités de financement
- La forme et le contenu de la demande
- L'évaluation du projet
- L'approbation et le financement du projet, les demandes de fonds et les paiements
- Les rapports exigés dans le cadre du projet
- La surveillance du projet
- L'évaluation finale du projet
- La communication des résultats du projet
- La gestion globale du projet
Le SNRS a vu à l'élaboration d'un programme détaillé de vérification, qu'il a examiné avant le début de la vérification.
Bien que nous ayons basé la vérification sur la version actuelle du Guide du FNI, celle de juin 2000, nous étions conscients
du fait qu'une version antérieure du Guide, celle d'avril 1998, était en vigueur au moment du démarrage du projet en question. Les
recommandations visant des améliorations sont fondées sur le Guide de 2000, mais nous avons tenu compte de tous les écarts entre les deux
versions lorsque ces écarts pouvaient entraîner une influence du Guide de 1998 sur les actions du ministère parrain.
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Description du projet
Le FNI a appuyé la conception et la construction de deux radeaux de sauvetage pour des fins de « validation de principe » dans le
cadre du projet Dispositif de contrôle palletisé pour le C130 (Projet du FNI 97052). Le projet actuel - Radeau
de sauvetage autonome et parachutable pour le système SARPAL - avait pour objectif de perfectionner ces deux véhicules de sauvetage
pour permettre leur parachutage à partir d'un aéronef C130 afin de secourir des victimes en mer. Un troisième projet - Nacelle de
détecteur pour le système SARPAL (projet du FNI 99002) - devrait résulter en un radeau de sauvetage pouvant être dirigé à distance,
avec précision, après le déploiement par parachute à partir de la voilure fixe d'un aéronef, jusqu'aux personnes en détresse.
International Submarine Engineering Ltd. (ISE) a effectué le travail sous la direction du personnel du MDN. Le projet s'est déroulé au
cours de l'exercice 2000-2001, tel que prévu. Voici en quoi il a consisté :
- Essais de parachutage
- Conception de la rampe élévatrice de sauvetage
- Perfectionnement du design du véhicule marin
- Mise à niveau du système de contrôle
- Autres recherches, développement et essais connexes
Le projet est, à tout fin pratique, complété. Le radeau de sauvetage se trouve présentement aux installations d'ISE. Bien que le radeau
soit la propriété du MDN, on prépare actuellement des ententes officielles pour permettre à ISE de poursuivre des recherches sur le radeau.
Le budget approuvé du projet consistait initialement en une somme de 478 000 $ provenant du FNI et une contribution de 150 000 $
provenant d'autres sources, soit International Submarine Engineering Ltd. Le contrat initial avec ISE Ltd. était d'une valeur de 475 045 $
(TPS incluse). On a par la suite modifié ce contrat pour y inclure des travaux additionnels exécutés par ISE Ltd. On a augmenté le budget de
70 261 $, pour un montant total révisé de 545 306 $ (TPS incluse). Le chef, Recherche et développement, du MDN a autorisé le financement
additionnel pour rendre possible les modifications au projet.
Bien que le travail sur le SARPAL fasse l'objet de trois projets du FNI à ce jour, ce rapport de vérification se penche sur le projet
du MDN 6/00 - Radeau de sauvetage autonome et parachutable pour le système SARPAL.
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Constats, conclusions et recommandations
A. Introduction
Les constats, conclusions et recommandations contenues dans le présent chapitre ont trait aux questions et actions qui relèvent du
contrôle du ministère de la Défense nationale. Dans certains cas, il peut arriver que nous signalions également des questions relevant
de la responsabilité du SNRS et les recommandations sont présentées au rapport du SNRS.
Les constats sont résumés en fonction des critères énoncés au Guide du FNI. Chacun de ces critères figure en italique au début de la section qui convient.
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B. Protocoles d'entente relatifs au programme
Le SNRS, les ministères fédéraux à vocation de R-S et les organisations de mesures d'urgence provinciales et territoriales conviennent
et ratifient des protocoles d'entente relatifs au programme. Ces protocoles d'entente sont basés sur les principes formulés dans le Guide du
FNI. Le SNRS en fait périodiquement l'examen et la mise à jour, selon le besoin.
Constats
- Le SNRS et le MDN ont signé un protocole d'entente en avril 1999.
- Le protocole d'entente est conforme au Guide du FNI et couvre la période visée par le projet.
Conclusion
Le projet répond au critère demandant un protocole d'entente convenu, ratifié et en vigueur.
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C. Priorités en matière de financement
Les projets doivent répondre aux priorités du Programme national de recherche et de sauvetage (PNRS).
Constats
Le Guide du FNI, dans sa version d'avril 1998, énonce les six priorités en fonction desquelles évaluer les projets proposés.
Le présent projet est conforme à ces priorités puisqu'il :
- offre des produits de pertinents de technologie de pointe pouvant accroître substantiellement l'efficacité du système canadien
de R-S.
- élabore des méthodes nouvelles et innovatrices d'intervention.
Une fois achevé, ce projet, s'il s'avère une réussite, viendra rehausser la capacité canadienne de R-S et permettra de créer un
marché potentiel pour ce véhicule marin dans d'autres domaines de compétence.
Conclusion
Le projet respecte le critère de conformité aux priorités du PNRS.
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D. Demande de financement du projet
Toutes les demandes de financement de projet doivent se conformer à la forme et au contenu prescrits dans le Guide du FNI et
comprendre au minimum les éléments suivants :
- une description du projet
- un budget relié à des jalons
- un plan de travail relié à des jalons
- un plan de gestion du projet
- un énoncé des résultats et des avantages, sous forme mesurable, qui découlent du projet
Constats
Voici nos constats relatifs à chacune des exigences propres à la demande de financement du projet :
- La demande est plutôt sommaire et contient peu de renseignements relatifs au budget demandé de 478 000 $. La demande
initiale est accompagnée d'une demande de modification, rendue possible à cause du retard de la date d'approbation des projets
du FNI cette année-là. La demande initiale cerne quatre activités de projet - la préparation des documents contractuels, l'entente
contractuelle avec le fournisseur, l'achat et l'intégration des systèmes et la période d'essais - et les associe à des jalons. La
demande de modification, quant à elle, présente trois activités vraiment différentes et des jalons se limitant à l'année où l'activité
doit avoir lieu. Comme le projet est planifié sur un seul exercice financier, ces renseignements ne constituent pas un calendrier de
projet.
- Le budget du projet contient, lui aussi, peu de renseignements. L'élément le plus important est la recherche et le développement
et les essais, pour un montant de 395 000 $, soit 83 p. 100 du budget total. Ce montant n'est pas ventilé davantage. Le budget contient
également un montant de 28 000 $ pour des biens et services non précisés, 10 000 $ pour services temporaires et 45 000 $ pour frais
imprévus.
- La page de résumé du projet mentionne que le FNI finance 76 p. 100 du coût du projet (478 000 $) et qu'ISE fournit 24 p. 100 du coût
total (150 000 $). Le budget ventilé ne comporte aucun renseignement sur la portion fournie par ISE.
- La demande ne contient pas de plan de gestion. Cependant, lors de la vérification, nous avons obtenu une copie de la proposition
de projet de ISE et celle-ci comportait un plan. Toutefois, cette information ne fait pas partie de la documentation envoyée au
FNI.
- La demande de financement et la modification au projet comprennent toutes deux des « résultats attendus » pour chacune de leurs
activités respectives.
Conclusion
- Les renseignements fournis dans la demande de financement sont inconsistants et insuffisants. La demande de financement initiale
diffère de la modification au projet, laquelle avait été préparée pour refléter un changement au calendrier d'exécution et non à la
portée du projet.
- L'information financière est incomplète, la ventilation du coût total du projet (628 000 $) est très sommaire (478 000 $ du FNI et
150 000 $ d'ISE). Il est important, pour bien comprendre une demande de financement, d'avoir tous les renseignements concernant le projet.
D'ailleurs, les projets peuvent obtenir un score plus élevé s'ils utilisent les fonds du FNI pour générer d'autres sommes destinées aux
activités de recherche en R-S. Par conséquent, il est avantageux de fournir des renseignements complets dans la demande.
- La demande ne comprend pas de plan de gestion valable. Cet élément est essentiel pour tout projet, mais tout particulièrement pour les
projets auxquels participent des tiers et lorsque le personnel affecté au projet est sujet à changement, se voyant affecté à d'autres tâches
ou responsabilités ou encore à d'autres lieux.
En résumé, la demande de financement est incomplète et, de ce fait, ne respecte pas le critère du FNI.
Recommandation
Nous recommandons que le coordonnateur du FNI au MDN veille à ce que tout le personnel œuvrant à la préparation des
demandes de financement soit mieux informé des exigences du FNI. En outre, nous recommandons que le processus d'examen critique central
veille à l'application rigoureuse des normes du FNI.
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E. Évaluation de la demande
L'organisme parrain, le SNRS et les représentants des autres organismes de parrainage qui composent le Comité d'évaluation au mérite
du FNI examinent toutes les demandes de financement et les évaluent en fonction des priorités de financement établies et des conditions
du programme décrites au Guide du FNI.
Constats
Le coordonnateur du FNI au MDN envoie une lettre d'appel aux sections du ministère pouvant être intéressées à obtenir un financement
du FNI. Cette lettre est souvent suivie d'appels téléphoniques aux intéressés. Ces derniers soumettent leurs projets au coordonnateur du
FNI du MDN et à des fonctionnaires clés du domaine, selon le cas, en vue d'une première sélection. Le coordonnateur envoie les demandes
de projets retenues au SNRS.
Le SNRS a examiné la demande du SARPAL, l'a acceptée et l'a incluse au nombre des demandes à étudier par le Comité d'évaluation au
mérite du FNI. Le comité a évalué la demande en fonction des critères du programme et lui a accordé le 24e rang sur un total
de 73 projets étudiés. Le ministre principal de la recherche et du sauvetage (MPRS) a approuvé le rang attribué par le Comité d'évaluation
au mérite.
Selon le Guide du FNI, le SNRS doit consulter le Comité interministériel de recherche et de sauvetage (CIRS) avant de présenter
au MPRS la liste établie par le Comité d'évaluation au mérite. La documentation acheminée au Ministre mentionne que le CIRS recommande
l'approbation de la liste des projets, mais nous n'avons pas trouvé de document indépendant appuyant cette recommandation. Le problème est
exposé en détail dans le Rapport du SNRS.
Conclusion
Bien que le processus soit acceptable, les lacunes notées au chapitre D (demande de financement) donnent à entendre que le processus
d'examen critique du Ministère n'a pas été efficace dans ce cas-ci. Les recommandations susmentionnées dénotent qu'il est nécessaire
d'améliorer ce processus d'examen critique au sein du Ministère. Aucune autre mesure n'est exigée pour l'instant.
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F. Approbation du projet, financement, demandes de fonds et paiements
La demande de financement doit être ratifiée avant le début de l'exécution du projet.
Le ministère parrain prépare et présente les demandes de fonds conformément aux exigences énoncées dans le Guide du FNI. Le SNRS
examine toutes les demandes afin d'en vérifier l'exactitude et la conformité à la demande de financement approuvée. Tous les paiements doivent
être versés conformément aux modalités de la demande ratifiée et des exigences énoncées au Guide du FNI.
Le SNRS débourse les fonds et l'organisme parrain et l'organisme bénéficiaire gèrent ces fonds en conformité avec les exigences propres
à la demande ratifiée, au protocole d'entente et au Guide du FNI.
Constats
Le directeur des Besoins aérospatiaux a signé la demande de financement du MDN. La signature n'est toutefois pas datée. Le directeur
de la Coordination fédérale a signé la demande au nom du SNRS le 14 juillet 2000, avant le démarrage du projet.
Comme le démontrent les points suivants, la gestion financière générale de ce projet n'est pas conforme aux pratiques de saine gestion :
- La demande de financement mentionne qu'ISE contribue à 24 p. 100 des coûts totaux du projet, soit 150 000 $. Cependant, le contrat entre
les parties mentionne qu'ISE couvre 80 p. 100 du travail effectué par la société et 100 p. 100 de tous les frais de sous-traitance. Selon
cette entente, il ne serait pas possible pour ISE d'assumer 24 p. 100 des coûts. Le contrat fait également mention d'une contribution de
84 132 $ de la part d'ISE - ce qui est bien en deçà de la somme de 150 000 $ inscrite à la demande de financement. Les responsables au MDN
n'ont pas pu expliquer cet écart.
- Le contrat initial d'ISE, daté du 8 novembre 2000, est d'une valeur de 443 967 $, plus 31 078 $ de TPS, pour un montant total de
475 045 $. On a révisé ce contrat à la hausse le 30 mars 2001, pour une valeur de 509 632 $ (plus 35 674 $ de TPS), pour un montant total
de 545 306 $. La contribution d'ISE n'a pas changé. On a également reporté la date d'achèvement du contrat au 15 juin 2001 même si le
contrat prévoyait le paiement du montant total, à l'avance, le 31 mars 2001. Le MDN n'a pas présenté de demande de modification pour ces
changements à la portée du projet, au calendrier d'exécution et aux coûts du projet et le SNRS ne les a pas approuvés. Le MDN a mentionné
ces changements dans son rapport du quatrième trimestre. Nous abordons ce point au chapitre suivant concernant les rapports.
- Les documents du MDN font état de frais de projet de 478 563,84 $ demandés au FNI. Cela comprend toutefois un paiement de 27 170.67 $
fait en double et retourné par le gestionnaire du projet. Au moment où l'erreur a été trouvée, il était trop tard pour retourner les fonds
au SNRS. Cependant, les documents font maintenant état de frais de 451 393,17 $. Le SNRS et le MDN ont discuté de ce problème au moment
où il a été cerné.
- Les demandes de fonds d'ISE comprennent les coûts totaux tels que mentionnés au contrat ainsi qu'une portion devant être assumée par
la société. Voici ces renseignements :
| Date |
Portion selon contrat |
Portion ISE |
Demande de paiement d'ISE
(avant retenue) |
| Prix de base |
TPS |
Total |
| 10 nov. 00 |
35 866 $ |
6 793 $ |
27 171 $ |
1 902 $ |
29 073 $ |
| 7 déc. 00 |
45 468 $ |
8 611 $ |
34 446 $ |
2 411 $ |
36 857 $ |
| 18 jan. 01 |
80 204 $ |
15 190 $ |
60 761 $ |
4 253 $ |
65,014 $ |
| 16 fév. 01 |
56 444 $ |
10 696 $ |
42 786 $ |
2 962 $ |
45,748 $ |
| 29 mars 01 |
171 040 $ |
0 |
159 850 $ |
11 190 $ |
171,040 $ |
| 29 mars 01 |
238 131 $ |
40 594 $ |
184 614 $ |
12 923 $ |
197 537 $ |
| TOTAL |
627 153 $ |
81 884 $ |
509 628 $ |
35 641 $ |
545 269 $ |
La facture totale d'ISE s'élève à 545 269 $, soit 37 $ de moins que la somme prévu au contrat. La part d'ISE est de 81 884 $, soit
2 248 $ de moins que la somme stipulée au contrat. Cependant, les formules de demandes montrent clairement qu'on les a révisées pour
que les sommes soient conformes à la formule de financement prévue au contrat.
- " Les demandes de fonds du MDN au FNI sont les suivantes :
| Date de demande de fonds |
Date d'approbation de la facture |
Montant |
| 31 juillet 00 |
15 août 00 |
50 000 $ |
| 15 décembre 00 |
22 décembre 00 |
50 000 $ |
| 11 janvier 01 |
12 janvier 00 |
100 000 $ |
| 26 février 01 |
6 mars 00 |
200 000 $ |
| 16 mars 01 |
19 mars 01 |
78 000 $ |
| TOTAL |
478 000 $ |
Les coûts engagés par le MDN et les demandes de fonds au FNI concordent de façon raisonnable.
- Après avoir longuement examiné les aspects financiers, le vérificateur n'a pas pu déterminer le coût actuel du projet SARPAL. En
outre, le personnel du MDN n'a pas pu expliquer la provenance et l'utilisation des fonds pour ce projet. Selon les renseignements
disponibles, les coûts du projet sont les suivants :
| Utilisation des fonds |
Coût |
Total |
| Frais du MDN |
|
|
| Coût du service temporaire pour le personnel des quartiers généraux de la Défense nationale |
6 555 $ |
|
| Coût du service temporaire pour le personnel du CPC |
13 681 $ |
|
| Berceau parachuté de l'ESTTMA |
2 091 $ |
22 327 $ |
| Contrat ISE (susmentionné) |
|
627 153 $ |
| Coûts totaux en fonction de l'information disponible |
|
649 480 $ |
Le financement du projet, selon l'information disponible, se répartit comme suit :
| Source de financement |
Montant |
| FNI |
478 000 $ |
| ISE |
81 884 $ |
| MDN (C.R-D) |
93 234 $ |
| TPS - Compte spécial du gouvernement |
35 641 $ |
| TOTAL |
688 759 $ |
L'écart entre les sources de financement (688 759 $) et l'utilisation des fonds (649 480 $) représente un surplus de 39 279 $. En
tenant compte du double paiement de 27 171 $ mentionné précédemment, le surplus est ajusté à la somme de 12 108 $. Selon cette information,
il est impossible de confirmer la gestion adéquate des fonds du FNI ou de quelque autre partie associée à ce projet.
- Le système de classement du projet peut avoir contribué à créer les problèmes susmentionnés. Il ne semble pas y avoir de structure
officielle de classement ou d'exigence précise à cet égard. Le système semble être basé sur l'usage de dossiers personnels et non de
dossiers officiels du Ministère. Les dossiers sont généralement incomplets et les documents n'y sont pas classés en ordre logique. Cela
peut avoir une incidence importante, surtout dans un cadre où le personnel et les responsables affectés au projet sont sujets à changement.
Conclusion
- Les parties ont ratifié le projet avant qu'il ne débute. Toutefois, les changements apportés à la portée du projet, au calendrier
et aux coûts auraient dû faire l'objet d'une demande de modification au projet.
- La gestion financière du projet ne rencontre par les normes raisonnables. Bien que l'examen et le paiement des demandes de
fonds d'ISE semblent être satisfaisants, la gestion globale des fonds du FNI et des autres sources semble déficiente car les responsables
au MDN n'ont pas pu déterminer les coûts réels du projet ou déterminer de façon satisfaisante la provenance et l'utilisation des fonds.
De plus, le MDN a émis un double paiement et n'a pas pu remettre les fonds en temps au FNI. Enfin, le Ministère n'a pas pu fournir les
documents relatifs à l'administration de la portion de TPS des demandes de paiement d'ISE.
Recommandation
Nous recommandons que le MDN veille à mettre en place des mesures et des outils de gestion financière appropriés pour
faciliter l'identification et la gestion des fonds de projet du FNI ainsi que les rapports connexes. En outre, le Ministère devrait établir
un système officiel de classement et gestion des dossiers pour les projets du FNI afin de fournir une base consolidée de renseignements pour
la gestion et la vérification du projet.
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G. Rapports exigés dans le cadre du projet
Les exigences relatives aux rapports à présenter pour chaque projet sont présentées dans l'annexe au protocole d'entente. Elles sont
établies en fonction des réalités du projet mais généralement, elles consistent en rapports trimestriels décrivant les résultats des
activités à jour et les dépenses engagées au cours du trimestre en regard du plan de projet, ainsi que les activités prévues pour la
période qui suit. Le parrain assume la responsabilité de présenter les rapports conformément au calendrier convenu.
Constats
Le MDN a soumis les rapports trimestriels exigés. Toutefois, ces documents présentent un certain nombre de non-conformités :
- Le 3e rapport trimestriel indique déjà les « coûts réels » du 4e trimestre.
- Les dépenses de 478 000 $ soumises au FNI ne sont pas exactes. Le Ministère n'avait pas un relevé précis des dépenses réelles. En
fait, il semble que le MDN réclamait le coût total approuvé au budget plutôt que le montant réel des dépenses.
- Le rapport du quatrième trimestre indique un financement de 99 $ provenant d'autres sources. Le texte joint au document financier indique
par contre que le chef, Recherche et développement, du MDN a approuvé un financement additionnel de 100 000 $. Lorsque nous avons demandé
des précisions concernant les 99 $, on nous a dit que la somme aurait dû être 99 000 $, soit la somme contribuée par le chef R.-D. (cette
somme ne correspond toutefois pas aux renseignements mentionnés dans le texte joint au rapport trimestriel). Enfin, le rapport était inexact
car les dépenses réelles encourues par le chef R.-D. ont plus tard été établies à 93 234 $.
- La demande de financement initiale indique que la principale source de financement autre que le FNI est ISE, qui doit contribuer au
projet un montant de 150 000 $. Tel que mentionné précédemment, cette somme a été réduite à 84 132 $ au contrat, avec des dépenses réelles
de 81 884 $. Le MDN n'a rapporté aucun de ces renseignements.
- Le rapport du quatrième trimestre indique que le projet est complété. La demande de fonds d'ISE, datée du 29 mars 2001, mentionne
que le travail est complété à 100 p. 100. Cependant, le contrat révisé d'ISE prévoit une extension du projet jusqu'au 15 juin 2001, même
si le paiement est autorisé pour le 31 mars 2001. Il semble que le rapport d'ISE et celui du MDN induisent tous deux en erreur; soit que
le travail n'était pas complété, soit que le contrat a été révisé pour inclure des travaux ayant déjà été exécutés avant l'approbation
officielle.
- Le rapport concernant les activités, bien que bref, semble concorder avec les activités prévues au plan.
- Le rapport final présente une bonne description des activités du projet et des résultats obtenus; il a été soumis de façon appropriée.
Conclusion
Les aspects financiers des rapports trimestriels sont inexacts et incomplets. En l'absence d'information précise les responsables
au MDN semblent fournir des renseignements provenant du budget général et non des dépenses encourues. Ils ont porté peu d'attention
aux détails et ont mal compris les exigences du FNI en matière de rapport, particulièrement en ce qui touche les rapports des autres
sources de financement.
Nous pourrions également soulever la question des pratiques contractuelles du MDN en regardant la façon dont les révisions au contrat
d'ISE ont été faites. Toutefois, comme cela n'a pas d'incidence directe sur le projet du FNI, nous nous abstenons de faire une
recommandation.
Recommandation
Nous recommandons au MDN de veiller à ce que le personnel affecté aux projets comprenne toutes les exigences du FNI
en matière de rapports et qu'il inscrive aux rapports trimestriels des renseignements exacts qui correspondent aux étapes d'avancement
du projet.
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H. Surveillance du projet
Le ministère parrain est responsable de la surveillance des projets réalisés par des tiers.
Constats
International Submarine Engineering Ltd est le « tiers » principal engagé dans la réalisation de ce projet. La documentation indique
que le MDN a surveillé de près les travaux effectués par ISE, qu'il a discuté des demandes de fonds de la société et procédé à des
ajustements au besoin.
Conclusion
Le projet respecte le critère relatif à la surveillance des travaux effectués par des tiers.
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I. Post Project Evaluation
Le parrain doit évaluer l'efficacité du projet en fonction des objectifs établis et convenus à l'étape de l'approbation. Il doit
procéder à cette évaluation pendant la période prévue à cette fin dans le plan d'évaluation du projet, et soumettre un rapport au
SNRS qui l'examinera et le remettra au CIRS lors d'une réunion future de ce comité.
Constats
Aux termes de la version de 1998 du Guide du FNI, l'évaluation finale doit s'effectuer « dans l'année qui suit l'achèvement du
projet », mais la version de juin 2000 du Guide comporte une modification à cet égard. En effet, le Guide 2000 contient un modèle de
rapport d'évaluation et exige que le rapport soit remis dans les six mois suivant l'achèvement du projet (31 octobre 2001).
Lors du travail sur le terrain relatif à cette vérification (à la fin de l'automne), l'évaluation finale du projet était en
cours (mais non complétée).
Conclusion
Le critère relatif à l'évaluation finale n'a pas encore été respecté.
Recommandation
Nous recommandons que le MDN veille à la prompte réalisation de l'évaluation finale du projet et à sa présentation au SNRS.
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J. Communication des résultats du projet
La communication des résultats du projet doit s'effectuer en consultation avec l'organisme de parrainage du projet.
Constats
La demande de financement initiale ne contient pas de plan de communication, toutefois, le rapport final mentionne que les parties
en jeu ont été informées du progrès et des résultats du projet. Compte tenu de la nature du projet et du fait que le projet global du
SARPAL n'est pas encore achevé, les activités de communication semblent appropriées.
Conclusion
Le critère relatif à la communication des résultats est respecté.
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K. Gestion globale du projet
L'on doit gérer le projet conformément aux politiques et pratiques de l'organisme parrain, aux exigences énoncées dans le Guide du
FNI, et selon le plan de gestion approuvé décrit dans la demande de financement du projet.
Constats
Les problèmes soulevés aux chapitres D (demande de financement), F (financement, demande de fonds et paiements) et G (surveillance
du projet) donnent à penser que les activités de gestion du projet manquent en général de rigueur.
Conclusion
La gestion globale de ce projet ne respecte pas le critère du FNI.
Recommandation
Nous recommandons que le MDN examine ses pratiques générales de gestion de projet en ce qui a trait aux projets du
FNI, établisse des normes appropriées et forme à cet égard le personnel affecté aux projets.
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