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VÉRIFICATION DU PROGRAMME DES NOUVELLES INITIATIVES DE RECHERCHE ET DE SAUVETAGE
MINISTÈRE DE LA DÉFENSE NATIONALE
PROJET DU FNI - MDN 9/99
UNITÉS D'AUTOGUIDAGE L - HELPER ET ANTENNES, ASSOCIATION CIVILE DE RECHERCHE ET SAUVETAGE AÉRIENS (ACRSA)
Mars 2002
Préparé par :
G.G. Hudson Consulting Inc.
North Vancouver, British Columbia
Table des matières
Introduction
Le Fonds des nouvelles initiatives (FNI), administré par le Secrétariat national de recherche et de sauvetage (SNRS), a pour
but d'aider au financement de projets aptes à rehausser la recherche et le sauvetage (R-S) au Canada. Les projets approuvés peuvent
faire l'objet d'un audit (une vérification), que prévoient le Guide du FNI et le protocole d'entente conclu entre le SNRS
et l'organisme parrain.
Chaque rapport de vérification de projet porte principalement sur les questions et constats relevant du contrôle de l'organisme
parrain. En conséquence, toutes les recommandations comprises dans le présent rapport sont adressées au ministère de la Défense nationale
(MDN). Les questions pertinentes au SNRS, sur l'ensemble des projets, font l'objet d'un rapport distinct.
Le projet MDN 9/99 - Antennes et unités d'autoguidage L - Helpers, géré par l'Association civile de recherche et de sauvetage aériens
(ACRSA) et parrainé par le MDN, est un des projets désignés à la vérification en 2001-2002. Conséquemment, toutes les recommandations émises
dans ce rapport visent le MDN et l'ACRSA. La vérification a comporté les activités suivantes :
- Examen des dossiers du projet au SNRS et discussions avec des membres du personnel du SNRS.
- Examen des dossiers du MDN.
- Entrevue avec l'agent responsable du projet aux Quartier général de la Défense nationale (QGDN).
- Rencontre avec l'administrateur national de l'ACRSA, gestionnaire de ce projet, et examen de la documentation sur place.
- Correspondance avec l'ancien vice-président - Plans et équipement - de l'ACRSA, qui a co-géré le projet et fournit des
renseignements pertinents à la vérification.
- Démonstration du matériel acheté.
- Analyse des faits et constats.
Le présent rapport résume les résultats de la vérification.
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Résumé
Le SNRS a approuvé un financement du FNI de 216 425 $ pour l'achat de 213 unités VHF d'autoguidage (L-Helpers), 100 antennes de véhicule et
48 antennes d'aéronef, visant à munir l'ACRSA d'outils suffisants pour améliorer l'intervention et la localisation des signaux de radiobalises
de détresse (ELT) provenant d'aéronef en détresse. Le projet fait écho à une augmentation du nombre de tâches de localisation d'ELT à l'ACRSA
exigeant l'usage d'un véhicule ou l'usage combiné d'un véhicule et d'un aéronef.
L'ACRSA a complété le projet dans les délais prescrits et à un coût sous celui prévu au budget. Elle a pu distribuer le matériel acheté à
tous ses groupes provinciaux et territoriaux. Le rapport sommaire final du projet mentionne que l'ACRSA a déjà utilisé les unités d'autoguidage
pour localiser avec succès les sources de signaux d'ELT.
Nous croyons que l'ACRSA et le MDN ont géré le projet de manière appropriée, à l'exception des points mentionnés ci-après.
Le projet respecte les critères du FNI dans les domaines suivants :
- Présence d'un protocole d'entente concernant le programme.
- Concordance avec les priorités de financement du FNI.
- Demande de financement répondant aux exigences prescrites dans le Guide du FNI en vigueur à ce moment.
- Examen et approbation de la demande dans les règles.
- Demande ratifiée avant le démarrage du projet.
- Gestion globale du projet saine, à l'exception des points notés ci-après.
Le projet ne respecte ou ne répond pas pleinement aux critères dans les domaines suivants :
- Déboursés et gestion des fonds, notamment :
- Préparation et soumission des demandes de fonds non conformes au Guide du FNI.
- Difficultés à confirmer l'approbation et le transfert des fonds entre le SNRS et le MDN.
- Retrait par l'ACRSA, dès le premier trimestre, du financement total prévu pour deux ans (subséquemment corrigé).
- Rétention par l'ACRSA de fonds non utilisés à la fin de l'exercice 1999-2000, fonds que l'association aurait dû remettre.
- Dépassement apparent des coûts approuvés pour l'achat d'antennes et du prix de ces dernières.
- Nous avons obtenu les rapports d'état d'avancement du projet pour les huit trimestres. Cependant, nous avons observé des erreurs
et des contradictions dans les prévisions budgétaires et les dépenses. Cela a rendu difficile la tâche de surveillance du projet par
le MDN.
- Le MDN n'a pas fait l'évaluation finale du projet telle que décrite dans la demande et rien ne semble planifié à cet égard.
- La demande de financement initiale ne contient pas de plan en matière de communication, mais cet élément n'était pas requis par le
Guide du FNI à ce moment-là. Toutefois, on nous a dit que ni le MDN ni le quartier général de l'ACRSA n'avaient planifié d'élaborer
et de mettre en œuvre un tel plan.
- La gestion globale du projet a été efficace dans la mesure où le projet a été exécuté dans les délais prescrits et sous le budget approuvé.
Bon nombre des observations de ce rapport ont trait au processus et, isolément, elles n'ont pas une incidence importante. Toutefois, en
général, elles tendent à indiquer que les responsables du projet devraient porter davantage attention aux détails pour gérer le projet
conformément au Guide du FNI.
En résumé, même si les responsables n'ont pas respecté certains critères de vérification, nous estimons que le projet est une réussite.
Selon nous, la capacité accrue de l'ACRSA à détecter et localiser les signaux d'ELT aura un effet salutaire sur la recherche et le
sauvetage. Enfin, nous recommandons au MDN et à l'ACSRA de prendre action relativement à l'élaboration et à la mise en œuvre d'un plan
de communication et d'un plan d'évaluation du projet.
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Objectifs et portée
Les objectifs de la vérification du programme du FNI sont de déterminer la nature et l'étendue de la conformité d'un projet aux
exigences propres au programme, de recommander des mesures correctives s'il y a lieu et de cerner les moyens d'accroître l'efficacité
et l'efficience de la gestion du programme.
La portée de cette vérification se fonde sur les critères établis au chapitre 6 du Guide du FNI, à savoir :
- La conformité aux protocoles d'entente
- Les priorités de financement
- La forme et le contenu de la demande
- L'évaluation du projet
- L'approbation et le financement du projet, les demandes de fonds et les paiements
- Les rapports exigés dans le cadre du projet
- La surveillance du projet
- L'évaluation finale du projet
- La communication des résultats du projet
- La gestion globale du projet
Le SNRS a vu à l'élaboration d'un programme détaillé de vérification, qu'il a examiné avant le début de la vérification.
Bien que nous ayons basé la vérification sur la version actuelle du Guide du FNI, celle de juin 2000, nous étions
conscients du fait qu'une version antérieure du Guide, celle d'avril 1998, était en vigueur au moment du démarrage du projet en
question. Les recommandations visant des améliorations sont fondées sur le Guide de 2000, mais nous avons tenu compte de tous
les écarts entre les deux versions lorsque ces écarts pouvaient entraîner une influence du Guide de 1998 sur les actions du
ministère parrain
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Description du projet
L'ACRSA est le promoteur de ce projet élaboré en consultation avec le MDN, en réponse au rapport d'augmentation, au sein de l'association,
du nombre de tâches de localisation d'ELT exigeant l'usage d'un véhicule ou d'un véhicule et d'un aéronef. Ce projet avait donc pour but
de rehausser la capacité de l'ACRSA à répondre aux signaux d'ELT.
Le projet comprenait l'achat de 213 unités d'autoguidage VHF (L-Helpers), 100 antennes pour véhicule et 48 antennes pour aéronef pour
munir l'ACRSA d'outils suffisants, montés sur véhicules et aéronefs, pour intervenir et localiser efficacement la source de signaux d'ELT
provenant d'aéronef en détresse. La disponibilité de ce matériel d'un bout à l'autre du pays permettrait d'accroître l'efficacité des
recherches, faciliter la reconnaissance rapide des faux signaux d'ELT et, conséquemment, réduire le nombre de déploiements d'aéronefs de
R-S des Forces canadiennes, dont le coût d'exploitation est élevé, tout en augmentant la disponibilité de ces aéronefs pour de réelles
missions de R-S.
L'agent responsable au Quartier général de la Défense nationale (QGDN) a coordonné la soumission de la demande et supervisé le financement
du SNRS, a surveillé la réalisation du projet et soumis les rapports trimestriels et final au SNRS. L'ACRSA a réparti la gestion du projet
comme suit : le gestionnaire de projet au quartier général de l'ACRSA, à Winnipeg, a élaboré et soumis la demande de financement, a pris
les dispositions pour obtenir le financement du MDN, a soumis les rapports trimestriels au MDN et payé les factures relatives au projet.
Le vice-président des Plans et opérations de l'ACRSA, à Red Deer en Alberta, s'est chargé de commander, recevoir et distribuer le matériel,
et de fournir au gestionnaire de projet les factures approuvées en rapport au projet.
Le budget approuvé du projet était de 216 425 $, la totalité de cette somme provenant du FNI. Le financement se répartissait sur une
période de deux ans, soit 133 750 $ pour l'exercice 1999-2000 et 82 675 $ (modifié par la suite à 80 642 $) pour 2000-2001. Les
principaux fournisseurs choisis pour ce projet étaient L-Tronics, de Santa Barbara (Californie), qui a fourni les unités d'autoguidage
et 20 antennes, et Central Digital Systems, de Penhold (Alberta) qui a fourni 145 antennes.
Le projet a été complété dans les délais prescrits et à un coût sous celui prévu au budget. L'ACRSA a livré et distribué les
unités d'autoguidage et les antennes à tous ses groupes, d'un bout à l'autre du pays. Le rapport final sommaire du projet mentionne que
l'ACRSA a déjà fait usage de ces dispositifs avec succès pour localiser la provenance de signaux d'ELT. Toutefois, à ce jour, l'association
n'a produit aucun rapport complet concernant leur usage et leur efficacité.
Des renseignements plus détaillés sur le projet, en fonction des critères énoncés, figurent au chapitre suivant intitulé « Constats,
conclusions et recommandations ».
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Constats, conclusions et recommandations
A. Introduction
Les constats, conclusions et recommandations contenues dans le présent chapitre ont trait aux questions et actions qui relèvent du
contrôle du ministère de la Défense nationale et de l'ACRSA. Dans certains cas, il peut arriver que nous signalions également des
questions relevant de la responsabilité du SNRS et les recommandations sont présentées au rapport du SNRS.
Les constats sont résumés en fonction des critères prescrits dans le Guide du FNI. Chacun de ces critères figure en italique au début
de la section qui convient.
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B. Protocoles d'entente relatifs au programme
Le SNRS, les ministères fédéraux à vocation de R-S et les organisations de mesures d'urgence provinciales et territoriales conviennent
et ratifient des protocoles d'entente relatifs au programme. Ces protocoles d'entente sont basés sur les principes formulés dans le
Guide du FNI. Le SNRS en fait périodiquement l'examen et la mise à jour, selon le besoin.
Constats
- Le MDN et le SNRS ont signé un protocole d'entente en juin 1993. En avril 1998, ils ont prolongé cette entente jusqu'au 31 mars 1999.
En avril 1999 ils ont signé le protocole d'entente actuellement en vigueur.
- Les protocoles d'entente sont conformes au Guide du FNI et couvrent la période visée par le projet.
Conclusion
Le projet répond au critère demandant un protocole d'entente convenu, ratifié et en vigueur.
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C. Priorités en matière de financement
Les projets doivent répondre aux priorités du Programme national de recherche et de sauvetage (PNRS).
Constats
Le Guide du FNI, dans sa version d'avril 1998, énonce les six priorités en fonction desquelles évaluer les projets proposés.
Le présent projet est conforme à ces priorités puisqu'il contribue à rehausser les interventions des bénévoles en R S et accroît l'intégration
de l'ACRSA dans les plans et processus du PNRS.
Conclusion
Le projet respecte le critère de conformité aux priorités du PNRS.
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D. Demande de financement du projet
Toutes les demandes de financement de projet doivent se conformer à la forme et au contenu prescrits dans le Guide du FNI et
comprendre au minimum les éléments suivants :
- une description du projet
- un budget relié à des jalons
- un plan de travail relié à des jalons
- un plan de gestion du projet
- un énoncé des résultats et des avantages, sous forme mesurable, qui découlent du projet
Constats
Voici nos constats relatifs à chacune des exigences propres à la demande de financement du projet :
- La demande décrit et justifie clairement le projet.
- Le budget du projet n'est pas relié à des jalons au calendrier mais cet élément n'était pas requis au moment de l'exécution du
projet.
- L'information concernant le plan de travail et le plan de communication est présentée sous la rubrique intitulée Plan du projet et
elle est très sommaire. Elle ne mentionne pas le fait que l'ACRSA compte répartir la gestion du projet à des responsables.
- La demande ne contient pas d'énoncé sur les résultats et avantages escomptés mais cet élément n'était pas requis lors de l'exécution
du projet. Toutefois, cette information est présente dans d'autres sections de la demande.
Conclusion
De façon générale, la demande est conforme aux exigences minimales.
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E. Évaluation de la demande
L'organisme parrain, le SNRS et les représentants des autres organismes de parrainage qui composent le Comité d'évaluation au mérite
du FNI examinent toutes les demandes de financement et les évaluent en fonction des priorités de financement établies et des conditions
du programme décrites au Guide du FNI.
Constats
Le processus de demande de financement dans le cadre du FNI a débuté au MDN avec une lettre d'appel du directeur des Besoins aérospatiaux
(DBA) du QGDN à la 1ere Division aérienne du Canada (1 DAC), au printemps 1998. Le personnel de R-S de la 1 DAC a fait circuler la lettre
aux intéressés et en a fourni un exemplaire à l'administrateur national de l'ACRSA, dont le bureau est au QGDN.
L'administrateur national a, à son tour, fait parvenir la lettre au directeur de l'ACRSA qui a établi une liste de projets prioritaires
et demandé à l'administrateur national d'élaborer un projet sur les unités d'autoguidage et les antennes. Après le travail
d'état-major, l'association a envoyé la demande de financement de ce projet aux gestionnaires en R-S du QGDN.
Au QGDN, un groupe d'experts, représentant la 1 DAC et les services du QGDN ayant des intérêts en R-S, a examiné la demande. Le SNRS
l'a ensuite incluse aux autres demandes soumises au Comité d'évaluation au mérite.
Le 8 octobre 1998, le Comité d'évaluation au mérite a évalué la demande en fonction des critères du programme et lui a accordé la 25e
place sur un total de 80 projets étudiées. Le ministre principal de la recherche et du sauvetage (MPRS) a approuvé le rang attribué par
le comité et recommandé dans une lettre du SNRS datée du 30 novembre 1998.
Selon le Guide du FNI, le SNRS doit consulter le Comité interministériel de recherche et de sauvetage (CIRS) avant de présenter
au MPRS la liste établie par le Comité d'évaluation au mérite. La documentation acheminée au Ministre mentionne que le CIRS
recommande l'approbation de la liste des projets, mais nous n'avons pas trouvé de document indépendant appuyant cette recommandation.
Le problème est exposé en détail dans le Rapport du SNRS.
Conclusion
Le processus d'évaluation a bien fonctionné au niveau du MDN, du SNRS et du Comité d'évaluation au mérite.
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F. Approbation du projet, financement, demandes de fonds et paiements
La demande de financement doit être ratifiée avant le début de l'exécution du projet.
Le ministère parrain prépare et présente les demandes de fonds conformément aux exigences énoncées dans le Guide du FNI. Le SNRS
examine toutes les demandes afin d'en vérifier l'exactitude et la conformité à la demande de financement approuvée. Tous les paiements
doivent être versés conformément aux modalités de la demande ratifiée et des exigences énoncées au Guide du FNI.
Le SNRS débourse les fonds et l'organisme parrain et l'organisme bénéficiaire gèrent ces fonds en conformité avec les exigences propres
à la demande ratifiée, au protocole d'entente et au Guide du FNI.
Constats
- Le DBA a signé la demande de financement au nom du MDN. La date de signature n'est pas visible sur la demande. Le 17 février 1999,
le directeur de la coordination fédérale de la R-S a ratifié la demande au nom du SNRS, avant le démarrage du projet.
- La préparation et la soumission des demandes de fonds ne sont pas conformes au Guide du FNI, selon lequel l'on doit
soumettre les factures couvrant les dépenses à ce jour. Le budget approuvé indique une somme de 66 875 $ pour chacun des deuxième et
troisième trimestres de l'exercice 1999-2000. Cependant, le MDN a soumis sa demande de fonds pour la totalité de l'exercice 1999-2000
(133 750 $) en avril 1999. Les responsables au MDN nous ont expliqué qu'au moment du démarrage du projet, ils ont demandé la totalité
du financement pour que l'ACRSA puisse payer les dépenses reliées au projet. Toutefois, l'ACRSA n'a pas eu de dépenses au cours du
premier trimestre de l'exercice. L'ACRSA nous a précisé que ces fonds ont été demandés pour financer d'autres projets du FNI. De plus,
l'ACRSA devait recevoir une commande d'unités d'autoguidage et d'antennes mais que cette dernière a été livrée en retard à cause de
problèmes de production. L'association n'a donc pas indiqué de dépenses au cours du premier trimestre à cause de ce retard. Le MDN nous
a dit qu'à l'avenir, il fournira tout financement à l'ACRSA conformément aux projets approuvés et au Guide du FNI.
- Nous avons obtenu deux factures approuvées par le SNRS, indiquant que le Secrétariat en a vérifié l'exactitude et la conformité.
Cependant, nous n'avons pas pu obtenir de document confirmant l'approbation du SNRS de deux autres factures du MDN.
- Il nous a été difficile de retracer les déboursés et les retours de fonds entre le SNRS et le MDN. On nous a dit que le MDN avait
changé son système financier pendant l'exécution du projet. Voici nos observations :
- Les indicateurs financiers du SNRS ont changé pendant le cours de ce projet et nous n'avons pas pu cerner tous ceux qui avaient
trait au projet. En outre, certains fonds ont fait l'objet de virements et nous n'avons pas pu déterminer les dates et les montants
des virements finaux faits au MDN.
- Le système du MDN indique les fonds comme étant dépensés par l'ACRSA dès leur retrait du système, et non nécessairement la date
à laquelle ils ont été réellement dépensés. L'ACRSA, de son côté, a rapporté les fonds qu'elle avait réellement dépensés pendant le
projet. De plus, l'ACRSA, de temps en temps, a utilisé des fonds provenant d'autres sources que le FNI en attendant de recevoir les
fonds du FNI. Par conséquent, les rapports de l'ACRSA ne concordent pas toujours avec ceux du MDN mais ils représentent probablement
un portrait plus exact des dépenses réellement encourues.
- Le tableau qui suit présente les demandes de fonds du MDN au SNRS, l'approbation de ces demandes par le Secrétariat et les
documents financiers de virement de fonds. On y a également noté les renseignements que nous n'avons pas pu obtenir du SNRS.
| Date et exercice de la demande de fonds du MDN au SNRS |
Montant |
Date d'approbation par le SNRS |
Date du virement de fonds au MDN |
Montant |
| 23 avril 1999 Exercice 1999-2000 |
133 750 $ |
17 mai 1999 |
incertaine |
Virement de 88 860 $ 9 sept. 1999 Info sur solde de 44 890 $ pas obtenu |
| 31 juillet 2000 Exercice 2000-2001 |
45 000 $ |
15 août 2000 |
25 août 2000 |
45 000 $ |
| 11 janvier 2001 Exercice 2000-2001 |
15 000 $ |
Pas obtenu |
Pas obtenu |
Pas obtenu |
| 16 mars 2001 Exercice 2000-2001 |
(2 486,20 $) |
Pas obtenu |
Pas obtenu |
Obtenu |
| Total |
191 263 $ |
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- Le tableau suivant présente les fonds requis ou demandés par le gestionnaire de projet :
| Date |
Montant |
Date de paiement |
Notes |
| 1er juin 1999 Exercice 1999-2000 |
216 425 $ |
21 juin 1999 |
Date de dépôt au compte de banque de l'ACRSA |
| Exercice 1999-2000 |
(82 675 $) |
29 octobre 1999 |
Retrait du compte de banque de l'ACRSA |
| Sous-total Exercice 1999-2000 |
133 750 $ |
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Selon le financement autorisé pour l'exercice |
| 11 octobre 2000 Exercice 2000-2001 |
45 000 $ |
27 octobre 2000 |
Date de dépôt au compte de banque de l'ACRSA |
| 12 février 2001 Exercice 2000-2001 |
12 513,38 $ |
8 mars 2001 |
Date de dépôt au compte de banque de l'ACRSA |
| Sous-total Exercice 2000-2001 |
57 513,38 $ |
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Selon les dépenses réelles de l'exercice |
| Total |
191 263 $ |
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Selon le montant de 191 263 $ demandé par le MDN au SNRS |
- Comme l'indique le tableau ci-dessus, au cours du premier trimestre de 1999-2000 le gestionnaire de projet a retiré le montant
total de 216 425 $ correspondant aux fonds approuvés pour les deux années du projet. Le MDN en fait mention au SNRS dans son rapport
du 1er trimestre de 1999-2000 comme étant le montant correspondant aux dépenses du gestionnaire du projet selon le système financier
du MDN. (Nous avons toutefois pu constater que le rapport de l'ACRSA au MDN faisait état de cette somme de 216 425 $ comme étant des
dépenses prévues, et non des dépenses engagées). Le MDN a détecté l'erreur et demandé à l'ACRSA de retourner les fonds approuvés pour
l'exercice 2000-2001, soit 85 725 $. L'ACRSA a donc gardé un montant de 133 750 $ correspondant aux fonds approuvés pour le seul
exercice 1999-2000.
- À la fin de l'exercice 1999-2000, l'ACRSA a retenu la somme de 16 631 $ de fonds non utilisés. L'ACRSA devait utiliser cette somme
pour payer une livraison d'unités d'autoguidage provenant des É.-U. au cours du dernier trimestre. Nous n'avons pas pu trouver la
facture correspondante et l'ACRSA n'était pas certaine de l'exactitude du montant ou du taux de change. Le 21 août 2000, le MDN a avisé
l'ACRSA qu'elle avait rapporté des dépenses de 117 389 $ en 1999-2000, au lieu du 133 750 $ inscrit au système financier du MDN. Le
Ministère a demandé à l'association de retourner la différence de fonds inutilisés (16 361 $ en 1999-2000) ou encore de déduire ce montant
de la somme de 82 675 $ approuvée pour l'exercice 2000-2001, laissant ainsi un « surplus » de 2 033 $ pour l'exercice 1999-2000 dans le
compte en banque de l'association. Le gestionnaire du projet a estimé cette dernière option comme étant pertinente puisque les fonds
avaient en fait été engagés pour paiement en 1999-2000. Le MDN a demandé à l'ACRSA de conserver les fonds résiduels de 1999-2000, lui
disant qu'il demanderait une modification au SNRS pour réduire le financement approuvé de 2000-2001 de 82 675 $ à 80 642 $, réduisant
ainsi le financement total de 216 425 $ à 214 392 $.
- Les dépenses réelles totales du projet (factures/chèques) s'élèvent à 193 194,39 $. En outre, l'ACRSA nous a dit que d'autres
fonds ont été versés pour ce projet, totalisant 2 080,57 $, ce qui réduit le coût du projet à 191 113,82 $. Ces fonds comprennent :
- Des fonds excédentaires de deux autres projets du FNI (17,03 $ d'un projet du FNI sur la formation et l'intervention dans
l'Arctique et 463,54 $ d'un autre projet du FNI concernant les réchauffeurs pour la toundra.)
- En outre, l'ACRSA a mentionné avoir reçu 1 600 $ du gouvernement de la Colombie-Britannique pour le projet d'unités d'autoguidage
car la province voulait prendre avantage des rabais de volumes de la commande de l'ACRSA. Toutefois, nous avons observé que les factures
et chèques fournis par l'association ne correspondent qu'aux 213 unités d'autoguidage prévues au projet. Bien que nous ayons constaté
un dépôt de 1 600 $ au compte de banque général de l'association, nous n'avons obtenu aucun document correspondant à un paiement fait
par l'ACRSA au fabricant des unités d'autoguidage.
- Selon nous, aucun des fonds susmentionnés n'est relié au projet du FNI des unités d'autoguidage ou ne peut être considéré comme une
réduction valide des coûts de ce projet. De plus, bien qu'il ne s'agisse pas de sommes importantes, les surplus provenant des deux autres
projets du FNI n'ont, de toute évidence, pas été rapportés ou retournés au SNRS, tel que le prescrit le Guide du FNI.
- Nous n'avons pas pu faire concorder le nombre et les coûts des antennes achetés par l'ACRSA. Les fonds approuvés pour l'achat de
100 antennes pour véhicules et de 48 antennes fixes pour aéronef, étaient de 37 000 $. Si l'on tient compte du dix pour cent de frais
imprévus inscrit au projet approuvé, les coûts devraient être de 40 700 $. L'ACRSA nous a dit que la soumission initiale provenait de
L-Tronics, le fabricant des unités d'autoguidage, et que ce dernier leur a ensuite mentionné qu'il ne pouvait plus leur fournir les
dispositifs à cause de problèmes survenus aux É.-U. L'ACRSA a donc trouvé un autre fournisseur, Central Digital Systems, qui a fourni
une soumission à moindre coût pour la même quantité d'unités d'autoguidage. Cependant, les documents que l'on nous a fournis indiquent
les renseignements suivants :
| Digital Systems |
100 antennes directionnelles-VHF
145 Quad DF Ant System Mag
145 Com Ant Mount
3 Shop Rates, 2x123.2 Receive |
50 236,68 $ |
| L-Tronics |
20 antennes LAA-VHF |
4 592,03 $ (frais de courtage et transports non inclus) |
| Achat local |
Matériel de support pour antennes |
714,17 $ |
| Central Alberta Gliding Club |
Fabrication de support pour antenne |
300,00 $ |
| Total |
|
55 842,88 $ |
- Bien que le prix des antennes excèdent celui prévu au budget, il a été compensé par le prix réduit des unités d'autoguidage
(approximativement 577 $ l'unité comparativement à 750 $ prévus au budget).
Conclusions
- Les parties ont ratifié la demande de financement avant le démarrage du projet.
- La préparation et la soumission des demandes de fonds ne sont pas complètement conformes aux exigences énoncées au
Guide du FNI.
- Nous n'avons pas pu confirmer si le SNRS a bien examiné et approuvé toutes les demandes du MDN et s'il a transféré ces fonds
au MDN.
- Le système financier du MDN semble avoir permis le retrait par l'ACRSA des fonds totaux pour les deux années du projet
dès le premier trimestre de l'exercice 1999-2000. Cela nous apparaît comme une faiblesse du système financier en usage au MDN à
ce moment.
- Nous n'estimons pas valide l'ajout, par l'ACRSA, de la somme de 1 600 $ provenant du gouvernement de la C.-B. et des fonds
excédentaires provenant de deux autres projets du FNI. De plus, l'ACRSA n'a pas traité ces fonds excédentaires selon le Guide du FNI,
qui demande de retourner les fonds inutilisés au SNRS.
- Le nombre et le prix des antennes ont excédé ceux approuvés initialement. Les coûts excédentaires des antennes sont compensés par
le prix réduit des unités d'autoguidage.
- L'ACRSA a retenu les fonds inutilisés à la fin de l'exercice 1999-2000 et cela n'est pas conforme au Guide du FNI. Toutefois,
compte tenu du fait que l'association a retenu ces fonds en prévision d'une facture à venir pour des biens déjà livrés, cela semble
raisonnable. Nous croyons cependant qu'elle aurait dû prendre cette décision en consultation avec le MDN et le SNRS.
Recommandation
Nous recommandons au MDN de porter davantage attention au respect des critères du Guide du FNI et aux
pratiques financières du ministère.
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G. Rapports exigés dans le cadre du projet
Les exigences relatives aux rapports à présenter pour chaque projet sont présentées dans l'annexe au protocole d'entente. Elles sont
établies en fonction des réalités du projet mais généralement, elles consistent en rapports trimestriels décrivant les résultats des
activités à jour et les dépenses engagées au cours du trimestre en regard du plan de projet, ainsi que les activités prévues pour la
période qui suit. Le parrain assume la responsabilité de présenter les rapports conformément au calendrier convenu.
Constats
- Le MDN a soumis tous les rapports trimestriels du projet au SNRS. L'ACRSA a également soumis les rapports trimestriels au MDN (dans
le format fourni dans le Guide du FNI en cours à ce moment là). Les rapports du MDN au SNRS ont quelquefois été soumis selon le
format présenté dans le Guide du FNI, mais le ministère a également fourni des tableaux de ventilation, présentant des
renseignements sur tous les projets du FNI parrainés par le MDN et incluant aussi d'autres renseignements généraux sur le budget
provenant du système financier du MDN (ce qui ne correspondaient pas tout le temps avec les renseignements fournis par l'ACRSA).
- Les rapports sur l'achat du matériel étaient clairs et précis. Cependant, nous avons éprouvé de la difficulté à trouver les
documents financiers correspondant de l'ACRSA. Nous avons trouvé un certain nombre d'erreurs et d'incohérences entre les divers
rapports, rendant le tout plutôt difficile à comprendre. Le MDN a donc dû faire la balance entre les dépenses rapportées par le
système financier du MDN et celles rapportées par l'ACRSA.
- Nous avons aussi observé les faits suivants :
- Rapports trimestriels T-3 de l'exercice 2000-2001 - L'ACRSA rapporte avoir dépensé 61 211 $ et estime les dépenses
totales de l'exercice à environ 78 000 ou 79 000 $ (80 642 $ autorisés). Le MDN, de son côté, rapporte des dépenses de l'ordre de
45 000 $ et des dépenses prévues de 80 642 $ pour l'exercice. Le rapport du MDN mentionne également que le gestionnaire de projet
s'attend à un retour de fonds excédentaires de plus de 10 000 $.
- Rapports trimestriels T-4 de l'exercice 2000-2001 - L'ACRSA et le MDN rapportent tous deux des dépenses
réelles pour l'exercice de 57 514 $, soit environ 25 000 $ de moins que le financement autorisé initialement et 23 000 $ de moins
que le montant révisé de financement.
Conclusion
- Le projet ne répond pas pleinement au critère relatif aux rapports trimestriels.
- Les divers rapports présentent un certain nombre d'erreurs et d'incohérences.
- Les fonds excédentaires de 23 000 à 25 000 $ correspondent à la somme de 20 000 $ ajoutée au budget pour les imprévus. Cependant,
si l'on avait cerné et retourné ce surplus plus rapidement au SNRS, le Secrétariat aurait pu l'utiliser à d'autres fins.
Recommandation
Nous recommandons qu'à l'avenir le MDN s'assure que les gestionnaires de projets réalisés par des tiers élaborent
les rapports trimestriels avec davantage de rigueur.
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H. Surveillance du projet
Le ministère parrain est responsable de la surveillance des projets exécutés par des tiers.
Constats
- Le MDN a basé sa surveillance du projet sur les rapports trimestriels de l'ACRSA et l'échange de correspondance électronique.
- Le MDN n'a pas pu effectuer une bonne surveillance à cause des données financières contradictoires des rapports de l'ACRSA. Les
documents indiquent que le MDN a surveillé le projet au mieux de ses compétences, essayant de concilier les rapports avec les
renseignements fournis par le système financier du MDN et il a pris les mesures appropriées, au besoin.
Conclusion
Le projet respecte, en général, le critère relatif à la surveillance mais cette dernière a été considérablement restreinte à cause
des renseignements inexacts fournis par l'ACRSA.
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I. Évaluation finale du projet
Le parrain doit évaluer l'efficacité du projet en fonction des objectifs établis et convenus à l'étape de l'approbation. Il doit
procéder à cette évaluation pendant la période prévue à cette fin dans le plan d'évaluation du projet, et soumettre un rapport au
SNRS qui l'examinera et le remettra au CIRS lors d'une réunion future de ce comité.
Constats
Aux termes de la version de 1998 du Guide du FNI, l'évaluation finale doit s'effectuer « dans l'année qui suit l'achèvement du
projet », mais la version de juin 2000 du Guide comporte une modification à cet égard. En effet, le Guide 2000 contient un modèle de
rapport d'évaluation et exige que le rapport soit remis dans les six mois suivant l'achèvement du projet (31 octobre 2001).
La section relative à l'évaluation dans la demande de financement mentionne que, de façon continue, l'ACRSA et le MDN (par le biais
des RCC) surveilleraient l'efficacité et l'utilisation de ces systèmes grâce aux comptes rendus de vol des équipages de l'ACRSA et de
l'examen de la base de données SISAR et que ces renseignements permettraient d'indiquer une amélioration de la capacité de l'ACRSA à
intervenir de façon efficace à ce type de tâche. La section relative à l'évaluation du rapport final de l'exercice 2000-2001 mentionne
que le projet sera évalué au cours de l'année par les chefs de secteur dont les unités sont munies des unités d'autoguidage. Cependant,
nous n'avons pas pu obtenir aucun document à cet égard.
L'agent responsable au MDN nous a mentionné que l'évaluation du projet est du ressort de l'ACRSA. L'association devrait la faire parvenir
au MDN pour examen et le MDN l'enverrait par la suite au SNRS. L'agent de projet à l'ACRSA nous a dit qu'il n'y avait pas de plan
d'évaluation en cours. Il sait que le matériel est en usage. Il n'y a eu qu'une seule recherche au sol à ce jour.
Conclusion
Le projet ne respecte pas le critère relatif à l'évaluation finale.
Recommandation
Nous recommandons que le MDN, en collaboration avec l'ACRSA, veille à la prompte réalisation de l'évaluation finale
du projet et à sa présentation au SNRS.
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J. Communication des résultats du projet
La communication des résultats du projet doit s'effectuer en consultation avec l'organisme de parrainage du projet.
Constats
La demande initiale ne contient pas de plan officiel de communication et le Guide du FNI n'exigeait pas de tel plan à ce moment.
L'agent responsable au MDN nous a dit que la communication des résultats relevait de l'ACRSA. Le gestionnaire de projet à l'ACRSA nous
a dit que l'association n'avait pas de plan de communication national pour le projet mais que la responsabilité incombait aux
organisations provinciales et territoriales.
Conclusion
Le projet ne respecte pas le critère relatif à la communication des résultats.
Recommandation
Nous recommandons à l'ACRSA d'élaborer et de mettre en œuvre un plan de communication des résultats, en collaboration
avec le MDN.
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K. Gestion globale du projet
L'on doit gérer le projet conformément aux politiques et pratiques de l'organisme parrain, aux exigences énoncées dans le
Guide du FNI, et selon le plan de gestion approuvé décrit dans la demande de financement du projet.
Constats
- La demande de financement contient un plan de gestion approprié. Toutefois, elle ne mentionne pas le fait que la gestion du projet à
l'ACRSA sera partagée. Cela ne semble cependant pas avoir causé de problèmes. L'agent responsable du projet aux quartiers généraux de
l'ACRSA, à Winnipeg au Manitoba, a coordonné la préparation de la demande de financement et l'a soumise au MDN; il a veillé à obtenir
le financement du MDN, a soumis au ministère les rapports trimestriels et a payé les factures approuvées en rapport au projet. Le
vice-président des Plans et opérations de l'ACRSA, à Red Deer en Alberta, a administré les ententes contractuelles, a reçu et distribué
le matériel et a fourni à l'agent responsable du projet les factures approuvées.
- Nous croyons que la gestion globale du projet a été appropriée dans la mesure ou le projet a été exécuté dans les délais prescrits,
à un coût sous celui prévu au budget et avec des résultats correspondant à ceux prévus au projet approuvé.
- Bon nombre des observations de ce rapport ont trait au processus et, isolément, elles n'ont pas une grande incidence. Toutefois,
en général, elles tendent à indiquer que les responsables du projet devraient porter davantage attention aux détails pour gérer le
projet conformément au Guide du FNI, surtout en ce qui a trait aux rapports et à la surveillance du projet.
Conclusion
Le projet répond de façon générale au critère relatif à la gestion globale du projet, sauf en ce qui concerne les points
mentionnés précédemment.
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