VÉRIFICATION DU FONDS DE NOUVELLES INITIATIVES (FNI) DE RECHERCHE ET DE SAUVETAGE (R-S) - GRC 4/03

MÉTHODES ET TECHNIQUES PERMETTANT LE PISTAGE HUMAIN NOCTURNE

FÉVRIER 2006

Table des matières

• 1.0 - Résumé
• 2.0 - Conformité avec le protocole d'entente (Objectif 1)
• 3.0 - Présentation et sélection de la proposition et financement du projet (Objectif 2)
• 4.0 - Gestion du projet (Objectif 3)
• 5.0 - Rapports sur le projet (Objectif 4)
• 6.0 - Demandes et versements de fonds relativement au projet (Objectif 5)
• 7.0 - Évaluation finale du projet (Objectif 6)
• 8.0 - Communication des résultats du projet (Objectif 7)

1.0 - Résumé

1.1 - Contexte et envergure du travail

Le Fonds des nouvelles initiatives (FNI) de recherche et de sauvetage (R-S), mis sur pied par le gouvernement fédéral en 1988, a pour but de financer des initiatives nouvelles de recherche et de sauvetage et, par là, d'améliorer le Programme national de recherche et de sauvetage (PNRS) du Canada.

Le FNI a comme objectifs principaux de rehausser les activités de R-S des organismes fédéraux, provinciaux et territoriaux de compétence particulière, d'encourager et aider les projets visant à faire progresser les objectifs du PNRS et de diffuser les « pratiques exemplaires » en recherche et de sauvetage parmi tous les groupes qui sont engagés en R-S au Canada.

Le Secrétariat national de recherche et de sauvetage (SNRS) a retenu les services du cabinet Welch & Company LLP et lui a demandé de procéder, au nom du Secrétariat, à la vérification des projets bénéficiaires de l'aide financière du FNI. La vérification attestera de la conformité des exécutants de projets aux sept critères énoncés dans le Guide du FNI, et elle portera sur les domaines suivants :

1. le protocole d'entente;
2. la présentation et la sélection de la demande et le financement du projet;
3. la gestion du projet;
4. les rapports d'étape;
5. les demandes et versements de fonds relativement au projet;
6. l'évaluation finale du projet;
7. la communication des résultats du projet.

En fonction du calendrier de déroulement du projet, la présente vérification s'est effectuée selon les directives contenues dans le Guide du FNI de 2002.

1.2 - Aperçu du projet

Le 28 avril 1999, le SNRS et la Gendarmerie royale du Canada (GRC) ont signé un protocole d'entente concernant le FNI.

Le 25 mars 2003, la GRC a convenu de parrainer une proposition de projet intitulée Méthodes et techniques permettant le repérage humain la nuit conjointement avec l'organisme Parkland Search & Rescue Society (PSAR).

Ce projet visait à élaborer des méthodes et des techniques afin de faciliter la recherche de personnes la nuit. Le but de l'exercice était de façonner un programme d'études au sujet de ces techniques destiné à toutes les personnes qui œuvrent dans le domaine de la recherche et du sauvetage au Canada. Au début, ce projet devait être effectué du 1^er avril 2003 au 31 mars 2006. Les coûts totaux prévus étaient de 90 616 $ dont 72,5 %, soit 65 709 $, devaient être financés par le FNI. Cependant, vu les délais au projet, le financement du FNI a été modifié à différentes occasions ce qui a donné le résultat suivant :

Le 19 janvier 2005, le SNRS a suivi la recommandation de la GRC et a décidé de surseoir au financement de ce projet à cause de difficultés au sein du PSAR.À ce jour, la contribution du FNI au projet se chiffre à 31 474 $.

1.3 - Constatations découlant de la vérification

Voici les grandes lignes des résultats de notre évaluation de la GRC en rapport avec le respect des critères du FNI :

^* les vérificateurs n'ont pas pu en venir à une conclusion au sujet de cet objectif, car le projet a été suspendu de façon temporaire.

En ce qui a trait au seul objectif qui n'a pas été atteint par la GRC, voici nos recommandations :

2.0 - Conformité avec le protocole d'entente (Objectif 1)

2.1 - Critères de vérification

Le protocole d'entente relatif au programme est convenu et signé par les ministères fédéraux de R-S participants, les bureaux provinciaux et territoriaux des organismes de parrainage et le SNRS. Le protocole d'entente décrit les rôles et responsabilités de chaque partie, tel que prévu au Guide du FNI.

2.2 - Constatations et conclusions

Compte tenu de notre examen des clauses pertinentes du protocole d'entente, l'organisme parrain, la GRC s'est conformée aux termes du protocole.

3.0 - Présentation et sélection de la proposition et financement du projet (Objectif 2)

3.1 - Critères de vérification

3.1.1 - Présentation de la proposition

La proposition doit être présentée selon les exigences de forme et de contenu prescrites par le Guide du FNI et doit comprendre : une description; un cadre budgétaire et des mouvements de trésorerie liés à des jalons; un plan de travail également lié aux jalons; un plan de gestion et un énoncé des résultats et avantages, en fonction d'éléments mesurables.

3.1.2 - Sélection et financement

La proposition doit suivre et respecter les critères énoncés dans le Guide du FNI, à savoir :

1. les approbations de proposition doivent être confirmées par des signatures;
2. le projet doit offrir la possibilité de prévenir les blessures ou d'en atténuer la gravité, de sauver des vies, d'accroître le temps de survie des victimes ou de réduire les risques pour le personnel de R-S;
3. les propositions doivent servir les objectifs du PNRS;
4. les propositions doivent tomber dans au moins une des six catégories du FNI, soit : l'intégration du PNRS, la collecte de données de R-S, la prévention des cas de R-S, la recherche-développement, les bénévoles, ou les interventions de R-S;
5. les propositions doivent servir les objectifs du FNI;
6. les propositions doivent démontrer un vaste champ d'application;
7. les propositions doivent mentionner un organisme parrain et indiquer la part du projet que cet organisme doit financer, le cas échéant;
8. le calendrier du projet doit commencer entre le 1^er avril et le 31 mars et l'exécution du projet ne doit pas prendre plus de trois ans.

3.2 - Constatations et conclusions

PSAR a élaboré la proposition en respectant les exigences de forme et de contenu prescrites par le Guide du FNI. La proposition comprenait l'énoncé des objectifs et une description claire du projet, une ventilation des coûts par exercice et par type de dépense, un plan de gestion détaillé lié aux jalons et une explication sommaire des liens entre le projet et les priorités du PNRS.

Selon la proposition, PSAR a convenu de financer 21,5 % des coûts du projet et la GRC, 6 %. Le but principal était d'élaborer des méthodes et des techniques afin de permettre de suivre la trace de personnes la nuit. Ces méthodes et ces techniques doivent faire l'objet d'un manuel dont on se servira ultérieurement afin d'enseigner à tous les bénévoles de R-S comment retrouver des personnes la nuit. La conception et la mise en œuvre du programme de formation accroîtront la possibilité de sauver des vies étant donné que les missions de sauvetage pourront se poursuivre 24 heures sur 24 avec une plus grande efficacité. La proposition était conforme à tous les critères prescrits dans le Guide du FNI, et à ce titre nous avons conclu que la demande respectait les directives du FNI en matière de présentation, de sélection et de financement.

4.0 - Gestion du projet (Objectif 3)

4.1 - Critères de vérification

Le projet est géré d'après les lignes de conduite et les pratiques de gestion de l'organisme parrain et d'après les politiques de gestion de projet énoncées dans le Guide du FNI. La proposition de projet comprend un plan de gestion du projet expliquant en détail la façon dont le projet doit s'exécuter.

4.2 - Constatations et conclusions

Les vérificateurs ont pu examiner, avec le gestionnaire du projet, le plan de gestion du projet tel que fourni dans la proposition ainsi que les éléments livrables du projet, afin d'évaluer si le plan avait été convenablement suivi de façon adéquate. Selon le plan de gestion, le projet comptait trois objectifs :

1. La recherche de sources lumineuses de substitution
2. L'essai des sources lumineuses dans des milieux divers et pendant des saisons différentes
3. La conception de manuels de formation dans les deux langues officielles.

Au moment où le projet a été suspendu, en janvier 2005, PSAR avait déjà effectué des recherches et fait l'essai de différentes sources lumineuses et avait trouvé la meilleure solution. De plus, la rédaction du manuel était en cours. Pour ces raisons, nous devons conclure que PSAR a géré ce projet de façon convenable, jusqu'au moment de sa suspension. De plus, l'organisme a respecté le plan de gestion énoncé dans sa proposition.

5.0 - Rapports sur le projet (Objectif 4)

5.1 - Critères de vérification

Le document d'approbation d'un projet, une annexe au protocole d'entente, contient des exigences concernant les rapports à présenter. De plus, les exécutants d'un projet doivent présenter, à des dates bien précises, des rapports trimestriels décrivant les résultats obtenus jusque-là ainsi que les coûts engagés pendant le trimestre achevé, en comparaison avec les coûts prévus au budget, et expliquant les travaux à accomplir au cours du trimestre qui commence. Lorsqu'il survient un changement dans l'envergure du projet, le coût total estimatif ou les mouvements de trésorerie, une modification du projet doit être déposée en temps opportun. En outre, un rapport final de projet doit être remis le ou avant le 31 mars de l'année d'achèvement du projet. L'organisme parrain est tenu de présenter les rapports selon le calendrier approuvé.

5.2 - Constatations et conclusions

Tous les rapports trimestriels ont été remis dans la forme prescrite, mais la majorité d'entre eux ont été soumis après la date prévue. Tous les rapports fournis incluaient une mise à jour des progrès du projet ainsi qu'un aperçu détaillé des mouvements de trésorerie trimestriels.

Étant donné que les fonds du FNI n'ont pas été entièrement dépensés au cours de l'année pour laquelle ils ont été versés, en février 2004 et en avril 2005, des modifications visant à réaffecter des fonds d'un exercice à un autre ont été déposées et approuvées.

Pour les raisons mentionnées plus haut, nous devons conclure que la GRC a respecté le critère concernant les rapports.

6.0 - Demandes et versements de fonds relativement au projet (Objectif 5)

6.1 - Critères de vérification

L'organisme parrain prépare et présente les demandes selon les exigences prescrites dans le Guide du FNI. Le SNRS examine toutes les demandes pour en vérifier l'exactitude et la conformité aux conditions de l'approbation du projet. Tous les versements doivent aussi être conformes aux conditions de l'approbation du projet et aux exigences énoncées dans le Guide du FNI.

6.2 - Sommaire des demandes de fonds et des coûts totaux du projet

Voici un sommaire des coûts totaux de ce projet, pour la période de contribution allant du 25 mars 2003 au 31 décembre 2004 :

Financement :

6.3 - Constatations et conclusions

Nous avons examiné les demandes soumises par PSAR à la GRC ainsi que celles envoyées par la GRC au SNRS. En passant en revue les coûts défrayés par PSAR nous avons remarqué que ceux demandés pour le matériel et pour les déplacements incluaient le montant total de la TPS, et ce, même si PSAR a droit à un remboursement de la TPS. En outre, nous avons également constaté que des coûts de déplacements supplémentaires admissibles n'ont pas été réclamés par PSAR.

En révisant les coûts du projet, nous avons vu que tous les frais de matériel et de déplacements avaient été assumés par deux membres de PSAR, et ils avaient été remboursés par PSAR. Nous en avons parlé aux deux personnes concernées et nous leur avons recommandé de laisser PSAR se charger de tous les coûts du projet. De plus, nous avons suggéré que toutes les dépenses soient soumises à un processus d'autorisation entériné par le conseil d'administration de PSAR.

Les coûts de recherche et de rédaction demandés correspondaient principalement aux heures de travail consacrées au projet par les deux mêmes membres de PSAR. Même si nous avons pu retrouver les montants demandés grâce à des factures et à des chèques annulés, aucune des personnes concernées n'a rempli de feuilles de temps afin de corroborer les heures réclamées. Le taux horaire accordé à ces personnes se basait sur les taux du marché inclus dans la proposition d'origine soumise au SNRS.

Pour les raisons décrites plus haut, nous devons conclure que PSAR n'a pas atteint cet objectif.

6.4 - Recommandations

Si le projet se poursuit, le SNRS doit insister sur la mise en œuvre immédiate de certaines politiques et de certaines procédures afin de régler les problèmes de gouvernance que notre vérification nous a permis de déceler. Notamment, toutes les dépenses de PSAR doivent être payées par PSAR et soumises à un processus d'examen et d'approbation réglementaire. En outre, si des membres de PSAR doivent être payés pour des travaux effectués pour l'organisme, la nature du travail et la rémunération qui doit être accordée doivent être au préalable approuvés par le conseil d'administration avant d'entreprendre le travail. De plus, des feuilles de temps doivent être soumises avec chaque facture afin de permettre au conseil d'évaluer si l'effort fourni dans le cadre du travail est raisonnable.

7.0 - Évaluation finale du projet (Objectif 6)

7.1 - Critères de vérification

L'organisme parrain procède à l'évaluation de l'efficacité du projet en fonction des objectifs établis et approuvés à l'étape d'approbation. L'évaluation finale du projet devrait être exécutée dans l'année suivant l'achèvement du projet et être conforme aux exigences du FNI en matière de rapports.

7.2. - Constatations et conclusions

Étant donné que le projet a été suspendu de façon temporaire, nous ne pouvons faire de commentaires au sujet de cet objectif. Nous recommandons toutefois au SNRS de s'assurer que la GRC soumette à temps l'évaluation finale du projet.

8.0 - Communication des résultats du projet (Objectif 7)

8.1 - Critères de vérification

Les résultats du projet doivent être communiqués au grand public en consultation avec l'organisme parrain du projet, et les documents décrivant les résultats doivent être acheminés au SNRS.

8.2. - Constatations et conclusions

Étant donné que le projet a été suspendu de façon temporaire, nous ne pouvons conclure au sujet de cet objectif. Nous recommandons toutefois au SNRS de s'assurer que la GRC communique les résultats du projet au grand public.