RÉPONSE DE LA DIRECTION DU GOUVERNEMENT DU CANADA

Conformité au protocole d'entente (objectif 1) 2.3[a]:

Le SNRS devrait avoir déterminé les problèmes de gestion de ce projet. Si le SNRS administre correctement un projet, il devrait être proactif en identifiant les parrains qui ne gèrent pas correctement le projet relevant de leur supervision directe. Lorsque ces problèmes de gestion sont déterminés, nous recommandons que le SNRS envisage de vérifier ces organisations aussitôt que possible, ou envisage de retenir le financement à venir jusqu'à ce qu'il y ait une amélioration de la gestion du projet.

D'accord

Ce projet a été approuvé dans le cadre du programme du FNI précédent. Depuis août 2005, de nouvelles modalités approuvées par le Conseil du Trésor sont en vigueur et visent plusieurs des défaillances identifiées dans cette vérification. Le nouveau programme du FNIRS est beaucoup plus robuste et conforme aux politiques du SCT.

Un protocole d'entente et un manuel du partenaire précisant les procédures établies dans le cadre du nouveau FNIRS permettent au SNRS d'améliorer ses pratiques de gestion et de comptabilité et de surveiller de très près ces types de projets.

Le SNRS vérifie déjà des projets en cours, ce qui est le cas de celui-ci.

Conformité au protocole d'entente (objectif 1) 2.3[b]:

Le SNRS devrait entamer des discussions avec les représentants respectifs du parrain au début d'un projet pour s'assurer que toutes les parties sont pleinement conscientes de leurs responsabilités, et examiner tout problème de gestion identifié dans le passé. En outre, si des événements surviennent qui changent le plan original pour gérer le projet, le SNRS et le parrain devraient examiner les faits en temps opportun et déterminer la meilleure marche à suivre pour s'assurer qu'il y a une saine gestion des fonds publics.

D'accord

Tous ces aspects de la gestion sont pris en compte par le nouveau programme du FNIRS et ses nouvelles procédures.

Demande, sélection et financement de la proposition (objectif 2) 3.3[a]:

À l'étape de l'examen de la proposition, avec le SNRS, le parrain devrait demander au bénéficiaire de déterminer qui exécutera le travail du projet et comment les participants au projet seront rémunérés (s'il y a lieu).

D'accord

Les demandeurs du FNIRS doivent indiquer les principaux participants au travail d'une initiative. Il est à noter que dans le cas de cette vérification, tous les participants, y compris les membres du jury du mérite, savaient qui étaient les principaux participants au travail et le montant de leur rémunération. Le projet a été surveillé conformément à l'entente de contribution qui existait entre le SNRS et Goldi Productions Ltd.

Demande, sélection et financement de la proposition (objectif 2) 3.3[b]:

Le SNRS devrait envisager de modifier le guide du FNI pour clarifier ce que le SNRS payera concernant les coûts salariaux et déterminer si une justification est nécessaire spécifiquement dans la proposition.

D'accord

Cet aspect est pris en compte par le nouveau programme du FNIRS et ses nouvelles procédures.

Demande, sélection et financement de la proposition (objectif 2) 3.3[c]:

En outre, le SNRS, avec le parrain, devrait exiger que le bénéficiaire éventuel fournisse un plan de gestion détaillé qui englobe tous les aspects des objectifs du projet.

D'accord

Cet aspect est pris en compte par le nouveau programme du FNIRS et ses nouvelles procédures.

Gestion du projet (objectif 3) 4.3[a]:

Le SNRS devrait envisager de demander au parrain et au bénéficiaire de se réunir au début du projet (« visite initiale ») pour discuter des règles et règlements relatifs à la gestion du projet et des autres aspects importants pour s'assurer que le bénéficiaire comprend clairement comment présenter ses réclamations au SNRS.

D'accord

Le SNRS recommande que le ministère ou organisme parrain discute avec le demandeur du FNIRS avant la présentation officielle des demandes au SNRS. Au moment de la présentation, le demandeur devrait être pleinement au courant des règles et règlements concernant la gestion du projet. Dans ce cas, durant la présentation officielle de ce projet au SNRS, le ministère parrain était Pêches et Océans.

Les règles et règlements concernant la présentation des rapports et des réclamations sont soulignés dans le nouveau guide du demandeur du FNIRS et dans l'entente de contribution signée.

Gestion du projet (objectif 3) 4.3[b]:

Le SNRS et les parrains respectifs devraient toujours adopter une approche proactive et informer les bénéficiaires en temps opportun des problèmes qui ont un impact direct sur leur projet.

D'accord

Gestion du projet (objectif 3) 4.3[c]:

Au cours des projets pluriannuels, de concert avec le SNRS, le parrain devrait déterminer au début de chaque période financière si un plan de gestion et un budget révisés sont justifiés de la part du bénéficiaire.

D'accord

Cet aspect est pris en compte par le nouveau programme du FNIRS et ses nouvelles procédures.

Gestion du projet (objectif 3) 4.3[d]:

La diligence raisonnable qui est nécessaire pour chaque type de projet du FNI peut différer d'un projet à un autre. Nous réalisons que plusieurs projets du FNI impliquent des bénévoles et que le SNRS ne veut pas surcharger ces bénévoles avec une quantité excessive de travail administratif, mais le SNRS devrait établir une approche axée sur le risque utilisant éventuellement tout le financement du FNI pour déterminer quels rapports sont demandés aux divers bénéficiaires. Par exemple, les plus grands projets pourraient faire rapport d'après les postes de leur budget par année, les écarts étant expliqués et/ou approuvés avant le versement du paiement pour cette année particulière. En outre, une vérification sur place des quelques premières réclamations soumises par le bénéficiaire pourrait réduire radicalement toute mauvaise interprétation relative à l'entente de contribution ou régler les problèmes de réclamations en trop de ces projets.

D'accord

Cet aspect est pris en compte par le nouveau programme du FNIRS et ses nouvelles procédures pour les agents examinateurs du FNIRS.

Un cadre de gestion axée sur le risque et de responsabilisation (CGRR) et un cadre de gestion axée sur les résultats (CGAR) ont été élaborés dans le cadre du renouvellement du programme pour régler ces problèmes. Les bénéficiaires rendent compte selon des étapes préétablies et révisées fréquemment.

Gestion du projet (objectif 3) 4.3[e]:

Nous recommandons également que le SNRS entreprenne un examen technique et de la qualité final de ce projet sous la direction des services de publication multimédias de TC. Le SNRS et TC doivent s'assurer que toute la documentation relative au projet est tenue à jour dans le dossier du projet ou sous forme électronique pour s'y référer.

D'accord

Un examen a été complété par les services de publications multimédias de TC et le SNRS.

Cet aspect est pris en compte par le nouveau programme du FNIRS et ses nouvelles procédures pour les agents examinateurs du FNIRS.

Rapport sur le projet (objectif 4) 5.3[a]:

Si le parrain gère correctement le projet, tous les produits à livrer au SNRS doivent être fournis dans le format approprié. Toutefois, ce ne sera pas toujours le cas pour tous les projets et, en conséquence, le SNRS doit adopter une approche proactive pour superviser les gestionnaires et/ou les parrains du projet.

D'accord

Cet aspect est pris en compte par le nouveau programme du FNIRS et ses nouvelles procédures pour les agents examinateurs du FNIRS.

Rapport sur le projet (objectif 4) 5.3[b]:

Le SNRS devrait considérer l'utilité de demander aux bénéficiaires d'indiquer le temps budgétisé par rapport au temps réel consacré à des activités spécifiques. Le SNRS devrait envisager de mettre davantage l'accent sur les coûts du projet et sur la différence entre les coûts réels et les coûts budgétisés.

D'accord

Cet aspect est pris en compte par le nouveau programme du FNIRS et ses nouvelles procédures pour les agents examinateurs du FNIRS.

Rapport sur le projet (objectif 4) 5.3[c]:

Le SNRS devrait également envisager de demander au bénéficiaire de rendre compte des coûts réels du projet en regard du budget approuvé chaque trimestre, particulièrement pour les plus grands projets. Tout écart significatif devrait être indiqué dans le rapport trimestriel soumis. Si le bénéficiaire détermine qu'il dépassera un article budgétaire d'un certain montant, le SNRS devrait insister pour que le bénéficiaire demande l'approbation avant d'encourir la dépense. Ainsi, le SNRS devrait établir un seuil, par exemple un écart de 10 % ou d'un montant spécifique, qui exige que le bénéficiaire demande une approbation pour de telles dépenses. Ces mesures amélioreront la gestion du projet et resserreront les contrôles du SNRS sur le projet.

D'accord

Cet aspect est pris en compte par le nouveau programme du FNIRS et ses nouvelles procédures pour les agents examinateurs du FNIRS. De nouvelles procédures financières et en matière de rapports ont été mises en place.

Réclamations du projet et paiements (objectif 5) 6.3[a]:

Le SNRS devrait prendre une mesure immédiate pour recouvrer la réclamation en trop de 473 897 $ soumise par GPL.

Le SNRS demandera un avis juridique.

Mise à jour :

L'avis juridique a été demandé et après examen complet de toute la documentation appropriée il a été établi qu'il n'y avait aucune surréclamation et donc aucune autre action n'était nécessaire

Même si le guide du FNI n'aborde pas la question des contributions en nature, lorsque le bénéficiaire contribuera en nature, le bénéficiaire doit avoir uns système adéquat pour suivre et comptabiliser ces contributions en nature. Cette question devrait être abordée avec le parrain avant le début du projet, y compris une récapitulation des coûts qui sont admissibles au remboursement dans le cadre du FNI.

D'accord

Le SNRS a tenu compte de la comptabilisation des coûts en nature dans le nouveau programme du FNIRS et ses nouvelles procédures.

Réclamations du projet et paiements (objectif 5) 6.3[b]:

Le SNRS devrait envisager d'effectuer des vérifications sur place d'une portion des réclamations initiales soumises par le bénéficiaire afin de s'assurer que tous les coûts réclamés sont admissibles au remboursement et peuvent être justifiés par le bénéficiaire.

D'accord

Cet aspect est pris en compte par le nouveau programme du FNIRS et ses nouvelles procédures pour les agents examinateurs du FNIRS.

Réclamations du projet et paiements (objectif 5) 6.3[c]:

Le SNRS devrait s'assurer que le marketing planifié et la distribution des vidéos par l'organisation à but non lucratif " Friends Don't Let Friends " de John et Joan Goldi sont basés sur un modèle de recouvrement des coûts.

En désaccord

Ce projet est une entente de contribution qui n'inclut pas un modèle de recouvrement des coûts. Le bénéficiaire est responsable du marketing et de la distribution des vidéos.

Réclamations du projet et paiements (objectif 5) 6.3[d]:

Le budget détaillé approuvé pour le projet devrait toujours être annexé et référencé dans l'entente de contribution entre le SNRS et le bénéficiaire. Ce budget devrait indiquer les coûts qui sont admissibles au remboursement.

D'accord

Cet aspect est pris en compte par le nouveau programme du FNIRS et ses nouvelles procédures pour les agents examinateurs du FNIRS.

Réclamations du projet et paiements (objectif 5) 6.3[e]:

L'entente de contribution devrait être renforcée en incluant des clauses supplémentaires qui renforcent les lignes directrices relatives aux coûts admissibles. Par exemple, on devrait rappeler aux bénéficiaires que les frais de voyage ne doivent pas dépasser la directive du Conseil du Trésor à ce sujet et que si des montants salariaux sont autorisés pour le projet, la manière de calculer le taux et les heures maximales d'une journée ou d'une semaine pouvant être réclamées devrait être expliquée clairement. De plus, les ententes devraient préciser que seuls les crédits pour intrant de la TPS non recouvrés par le bénéficiaire sont des coûts admissibles.

D'accord

Cet aspect est pris en compte par le nouveau programme du FNIRS et ses nouvelles procédures. Les ententes de contribution comprennent un budget détaillé indiquant les dépenses qui sont admissibles au remboursement.

Réclamations du projet et paiements (objectif 5) 6.3[f]:

Plusieurs autres organismes gouvernementaux commencent à retenir un certain pourcentage du financement jusqu'à l'achèvement fructueux du projet de sorte que l'organisme de financement ait un recours si des problèmes surviennent au cours du projet ou si le bénéficiaire n'arrive pas à compléter le projet conformément à l'entente de contribution.

D'accord

Cet aspect est pris en compte par le nouveau programme du FNIRS.