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VÉRIFICATION DES PROJETS DU FNI POUR L'EXERCISE FINANCIER 2005-2006 - SOMMAIRE DES CONSTATS ET RÉPONSES DE LA DIRECTION
| 1. BC Mountain Rescue Task Force - NIF Project no: BC 2/99 |
| Article |
Constatations de la vérification |
Recommendations du vérificateur |
Réponse et action du parrain |
Réponse de la direction du SNRS |
| 1 a |
Tous les objectifs sont atteints. |
Aucune recommandation |
TC est entièrement d’accord avec les constats des vérificateurs, et apprécie la diligence avec laquelle on a effectué la vérification de ce projet, aussi important que complexe. À la section 7.2 du rapport de vérification, on remarque que le Justice Institute of British Columbia, à titre de gestionnaire du projet, n’a pas entièrement répondu à la question d’évaluation suivante : « Les résultats justifient-ils le coût du projet? » Du point de vue du Provincial Emergency Program, la réponse est un oui catégorique. Bien que le projet ait été exigeant, le résultat consiste en un programme de sauvetage en montagne fermement établi qui a déjà permis de sauver des vies tout en accroissant la sécurité des bénévoles. |
Entièrement d’accord avec les constats. |
| 2. R&D sur les systèmes SES - NIF Project no: TC5/02 |
| Article |
Constatations de la vérification |
Recommendations du vérificateur |
Réponse et action du parrain |
Réponse de la direction du SNRS |
| 2 a |
Le projet devait être complété au 31 mars 2005. Il est toujours en cours, et Transports Canada (TC) n’a pas officiellement prévenu le SNRS de ce retard. |
Le projet devrait être officiellement modifié pour le prolonger jusqu’au 31 mars 2006. Des problèmes de gestion ayant de nouveau été déterminés avec TC, il faudrait envisager une réunion de planification au début de chaque projet pour examiner les responsabilités du parrain et les problèmes de gestion déterminés antérieurement. Là où le SNRS a déterminé des problèmes de gestion, il faudrait envisager également une vérification du projet en cours ou de retenir le financement futur jusqu’à ce que le rendement s’améliore. |
Bien que ce rapport laisse voir que la procédure de vérification a mis l’accent presque uniquement sur l’administration du projet plutôt que sur les résultats, on doit remarquer que ce projet a produit un certain nombre de rapports et de documents publiés à l’échelle internationale sur le sujet de l’évacuation et du sauvetage (ES) et que la recherche et les essais effectués par les entrepreneurs ont été acceptés par le Bureau canadien des producteurs pétroliers pour inclusion dans les nouvelles directives relatives aux opérations en mer.
Le SNRS était informé que la portion du projet qu’il finançait était terminée en mars 2005 et qu’aucune autre facture ni aucun autre rapport trimestriel ne lui seraient envoyés.
Le SNRS a reconnu cette situation et demandé qu’un rapport final soit produit le plus rapidement possible, et a accepté la remise du rapport d’évaluation finale jusqu’à ce que le projet soit terminé, soit en 2006.
Le protocole d’entente (PE) n’exige pas un changement officiel, cette action n’ayant modifié ni l’étendue ni le coût du projet. La portion du projet financée par le FNI était terminée et, à l’exception du rapport d’évaluation finale, il l’était dans les temps prescrits décrits à l’annexe du PE. |
Le SNRS communiquera avec TC pour déterminer l’état de ce projet et attendra la soumission du rapport d’évaluation finale.
Voir : Réponse globale de la direction concernant le FNI |
| 2 b |
Le rapport final sur les normes fondées sur la performance n’est pas encore terminé, même si le projet devait être terminé au 31 mars 2005. Le SNRS n’a pas été prévenu de ce retard. |
Pour les recommandations, se référer à l’objectif no 1. |
Ce constat se fondait sur l’hypothèse que le SNRS n’avait jamais été informé que la prestation finale de la norme de rendement des SES serait retardée. Puisque le SNRS avait été informé que le projet ne serait pas terminé avant 2006, il est évident que le rapport final précisé à cette étape ne sera pas disponible avant cette date. |
Le SNRS communiquera avec TC pour déterminer l’état de ce projet et attendra la soumission du rapport final.
Voir : Réponse globale de la direction concernant le FNI |
| 2 c |
Les rapports trimestriels étaient incomplets, la colonne des mesures du rendement n’ayant jamais été remplie et les renseignements fournis en regard de l’état du projet étant vagues. |
Le SNRS doit adopter une démarche proactive en ce qui concerne la gestion des projets du FNI, par laquelle un système de suivi interne devrait être élaboré pour suivre les éléments livrables du projet. Lorsqu’une échéance est dépassée, le SNRS devrait communiquer immédiatement avec le parrain et exiger les renseignements nécessaires dans le format approprié. Si un parrain ne fournit pas un rendement acceptable, on devrait envisager de vérifier le projet en cours et de retenir le financement futur jusqu’à ce que le rendement s’améliore. |
Les mesures du rendement contenues dans le rapport répondaient aux étapes du projet indiquées aux annexes des rapports et décrivaient adéquatement les mesures réalisées et l’état du projet. |
Voir : Réponse globale de la direction concernant le FNI |
| 2 d |
TC a soumis des réclamations pour des coûts non admissibles de 16 000 $. |
Des mesures immédiates devraient être prises pour recouvrer les sommes trop versées. Avant le début de tout projet, le SNRS devrait également examiner avec le parrain les coûts admissibles au remboursement en vertu du FNI. |
On doit remarquer que la recherche et autres services d’appui fournis par TC étaient considérés comme une dépense recevable lorsque cette proposition a été faite et acceptée. TC comprenait que la provision pour dépenses imprévues de 10 % pouvait être utilisée pour couvrir ces dépenses qui, dans ce cas, s’élevaient à 4 % du financement total du FNI. |
Le SNRS demandera le remboursement des fonds réclamés pour des coûts non admissibles. |
| 3. Methodes et Techniques permettant le dépistage humain nocturne - NIF Project no: RCMP 4/03 |
| Article |
Constatations de la vérification |
Recommendations du vérificateur |
Réponse et action du parrain |
Réponse de la direction du SNRS |
| 3 a |
Les sommes réclamées par PSAR (Parkland SAR) pour du matériel et des frais de déplacement comprenaient toute la TPS, bien que PSAR soit admissible à un remboursement de TPS. Nous avons également déterminé des coûts supplémentaires que, par erreur, PSAR n’avait pas réclamés.
Les feuilles de temps n’étaient pas fournies pour prouver les heures payées à deux membres de PSAR pour la majorité des sommes réclamées pour de la recherche et des travaux de rédaction. Ces deux mêmes personnes ont supporté tout le matériel et les frais de déplacement occasionnés par le projet et ont ensuite été remboursées par PSAR. |
On devrait informer PSAR que toutes les réclamations doivent exclure les remboursements de TPS. De plus, PSAR devrait examiner ses dossiers internes réclamation par réclamation pour s’assurer que toutes les dépenses admissibles encourues sont bel et bien soumises pour remboursement.
De plus, toute facture soumise à PSAR pour du travail rémunéré à l’heure devrait être accompagnée d’une feuille de temps en vue de prouver les heures consacrées au projet. PSAR devrait également obtenir des prix concurrentiels pour tout achat important avant de soumettre sa proposition au SNRS. Si des dépôts immédiats sont nécessaires, une demande de financement étayée doit alors être soumise au SNRS. |
La Gendarmerie royale du Canada recommande que PSAR fasse preuve de plus de transparence et de responsabilité lorsqu’il présente des réclamations, des dépenses et des feuilles de temps relatives au projet « Méthodes et technologies pour le repérage humain nocturne », en demandant à une tierce partie, par ex., le Conseil ou toute autre partie non liée au projet, d’examiner et d’approuver toutes les dépenses, feuilles de temps et nature du travail devant être compensées. PSAR est un grand organisme disposant déjà de tous les outils et de toutes les ressources nécessaires à cet effet, sans compter l’accès aux experts en la matière capables de valider le travail et les dépenses devant être consacrés à ce projet.
PSAR a voté la proposition suivante : le conseil d’administration de Parkland SAR, n’étant pas lié au projet, examine et approuve toutes les dépenses, feuilles de temps et nature relatives au projet « Méthodes et technologies de pistage humain nocturne ». |
Le SNRS est satisfait des constats de la vérification et de la réponse du parrain. |
| 4. Système Hyperfréquence à liaison descendante et d’info visuelle - NIF Project no: ON 1/03 |
| Article |
Constatations de la vérification |
Recommendations du vérificateur |
Réponse et action du parrain |
Réponse de la direction du SNRS |
| 4 a |
Le parrain n’a pas détecté une facture soumise en double par la police régionale de York pour remboursement. |
Des problèmes de gestion ayant de nouveau été déterminés avec l’OMU, le SNRS devrait envisager une réunion de planification au début de chaque projet pour examiner les responsabilités du parrain et les problèmes de gestion déterminés antérieurement avec l’OMU. |
Par suite des constats du vérificateur, l’OMU a entrepris un examen des transactions financières associées à ce projet, avec le gestionnaire de projet.
On a confié au coordonnateur des projets du FNI de l’OMU, ainsi qu’à un membre du personnel des services de soutien financier, la tâche de générer des procédures internes de gestion financière et de gestion de projet. La direction de l’OMU examinera ces procédures pour s’assurer qu’elles sont complètes avant de les adopter.
L’OMU est prête à rencontrer le SNRS, s’il y a lieu, pour le démarrage 1) des projets actifs mais en attente et 2) des projets pour l’EF 2007-2008. L’OMU a bien envoyé des représentants pour participer à la formation du FNI organisée par le SNRS à Ottawa du 31 mai au 2 juin 2006. Le coordonnateur du FNI de l’OMU a examiné les directives et les documents d’appui nouvellement affichés pour l’EF 2007-2008. L’OMU attend avec impatience l’affichage des documents pendants et des exemples de travail du SNRS sur son site, une fois que le SNRS en aura terminé la rédaction. |
Voir : Réponse globale de la direction concernant le FNI
Le SNRS travaille avec l’OMU de l’Ontario pour la préparer à la gestion des projets du FNI de R-S |
| 4 b |
Les coûts du projet, tels que rapportés par la police régionale de York, étaient surestimés de 42 856 $, ce qui a conduit à un surplus de financement par le FNI de 21 428 $ versés à la police régionale de York. |
Le SNRS devrait prendre immédiatement des mesures pour recouvrer cette somme. Le SNRS devrait se demander si des documents d’appui ne devraient pas être soumis avec chaque réclamation pour prouver le bien-fondé des sommes réclamées par l’organisme bénéficiaire. |
L’OMU a soumis les constats examinés par notre agent des finances du FNI. L’OMU attendra une lettre d’instructions finale du SNRS à ce sujet.
L’OMU élaborera des procédures internes pour s’assurer que la surveillance financière future des projets du FNI est plus efficace. |
Le SNRS demandera le remboursement de ces fonds. |
| 5. Alliance de Recherche sur les incidents lies à l’eau - NIF Project no: DFO 4/01 |
| Article |
Constatations de la vérification |
Recommendations du vérificateur |
Réponse et action du parrain |
Réponse de la direction du SNRS |
| 5 a |
Tous les objectifs sont atteints. |
Aucune recommandation |
TC ne fera pas de commentaires sur le projet de l’ARILE. |
Entièrement d’accord avec les constats |
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