VÉRIFICATION DU FONDS DE NOUVELLES INITIATIVES (FNI) DE RECHERCHE ET DE SAUVETAGE (R-S) - EC 1/00

INSTALLATION DE RADIO-MÉTÉO AU NUNAVUT

NOVEMBRE 2004

Table des matières

• 1.0 - Résumé
• 2.0 - Conformité avec le protocole d'entente (Objectif 1)
• 3.0 - Présentation et sélection de la proposition et financement du projet (Objectif 2)
• 4.0 - Gestion du projet (Objectif 3)
• 5.0 - Rapports sur le projet (Objectif 4)
• 6.0 - Demandes et versements de fonds relativement au projet (Objectif 5)
• 7.0 - Évaluation finale du projet (Objectif 6)
• 8.0 - Communication des résultats du projet (Objectif 7)

1.0 - Résumé

1.1 - Contexte et envergure du travail

Le Fonds des nouvelles initiatives (FNI) de recherche et de sauvetage (R-S), mis sur pied par le gouvernement fédéral en 1988, a pour but de financer des initiatives nouvelles de recherche et de sauvetage et, par là, d’améliorer le Programme national de recherche et de sauvetage (PNRS) du Canada.

Le FNI a comme objectifs principaux de rehausser les activités de R-S des organismes fédéraux, provinciaux et territoriaux de compétence particulière, d’encourager et aider les projets visant à faire progresser les objectifs du PNRS et de diffuser les « pratiques exemplaires » en recherche et de sauvetage parmi tous les groupes qui sont engagés en R-S au Canada.

Le Secrétariat national de recherche et de sauvetage (SNRS) a retenu les services du cabinet Welch & Company LLP et lui a demandé de procéder, au nom du Secrétariat, à la vérification des projets bénéficiaires de l’aide financière du FNI. La vérification attestera de la conformité des exécutants de projets aux sept critères énoncés dans le Guide du FNI, et elle portera sur les domaines suivants :

1. le protocole d'entente;
2. la présentation et la sélection de la demande et le financement du projet;
3. la gestion du projet;
4. les rapports d'étape;
5. les demandes et versements de fonds relativement au projet;
6. l'évaluation finale du projet;
7. la communication des résultats du projet.

Le projet s’étant déroulé sur plusieurs années, la présente vérification s’est effectuée selon les directives contenues dans les Guides du FNI de 2000, 2002 et 2003.

1.2 - Aperçu du projet

Le 8 avril 1999, le SNRS et le ministère de l’Environnement du Canada (Service de l'environnement atmosphérique) ont signé un protocole d’entente au sujet du FNI.

Le 14 juin 14, Environnement Canada (région des Prairies et du Nord - Centre météorologique de l’Arctique) a convenu de parrainer une proposition intitulée Installation de radio-météo FM - Rankin Inlet et Baker Lake. Après modification, en juillet 2001, le titre du projet est devenu Installation de radio-météo au Nunavut.

Voici quels étaient les objectifs initiaux du projet :

1. Diffuser des renseignements et alertes de météo maritime actuelle à l’intention du grand public dans la région de Rankin Inlet et de Baker Lake par l’entremise d’un service radio FM.
2. Réduire le nombre de cas de blessure et de perte de vie liés aux conditions météorologiques en offrant un accès rapide à des renseignements pouvant servir à la planification et à la prise des décisions de partir ou non.

En juillet 2001, le choix des régions cibles a changé et s’est porté sur trois endroits précis du Nunavut; il y a eu aussi élargissement des objectifs afin de déterminer la possibilité de traduire les renseignements et alertes de météo maritime en inuktitut au moyen d’énoncés couramment compris par la population locale, à l’aide de la technologie AVIPAD.

Ce projet de deux ans devait d’abord s’exécuter pendant la période allant du 1er avril 2000 au 31 mars 2002. Le coût total du projet était estimé à 134 750 dollars et devait être financé entièrement par le FNI. En février 2003, l’annexe au protocole d’entente a été modifiée afin de réduire à 101 680 dollars les fonds demandés au FNI.

1.3 - Constatations et recommandations découlant de la vérification

D’après les résultats de notre évaluation d’Environnement Canada en fonction des critères du FNI, EC a rempli tous les objectifs suivants sauf l’objectif 4.

• Objectif 1 - Conformité au protocole d'entente
• Objectif 2 - Présentation, sélection et financement
• Objectif 3 - Gestion du projet
• Objectif 4 - Rapports sur le projet
• Objectif 5 - Demandes et versement de fonds
• Objectif 6 - Évaluation finale du projet
• Objectif 7 - Communication des résultats du projet

2.0 - Conformité avec le protocole d'entente (Objectif 1)

2.1 - Critères de vérification

Le protocole d’entente relatif au programme est convenu et signé par les ministères fédéraux de R-S participants, les bureaux provinciaux et territoriaux des organismes de parrainage et le SNRS. Le protocole d’entente décrit les rôles et responsabilités de chaque partie, tel que prévu dans le Guide du FNI.

2.2 - Constatations et conclusions

D’après notre examen des clauses pertinentes du protocole d’entente, l’organisme parrain, en l’occurrence, Environnement Canada, s’est conformé aux modalités du dit protocole.

3.0 - Présentation et sélection de la proposition et financement du projet (Objectif 2)

3.1 - Critères de vérification

3.1.1 - Présentation de la proposition

La proposition doit être présentée selon les exigences de forme et de contenu prescrites par le Guide du FNI et doit comprendre : une description; un état budgétaire et financier lié à des étapes repères; un plan de travail également lié aux étapes repères; et un énoncé des résultats et avantages, en fonction d’éléments mesurables.

3.1.2 - Sélection et financement

La proposition doit suivre et respecter les critères énoncés dans le Guide du FNI, à savoir :

1. les approbations de proposition doivent être confirmées par des signatures;
2. le projet doit offrir la possibilité de prévenir les blessures ou d’en atténuer la gravité, de sauver des vies, d’accroître le temps de survie des victimes ou de réduire les risques pour le personnel de R-S;
3. les propositions doivent servir les objectifs du PNRS;
4. les propositions doivent tomber dans au moins une des six catégories du FNI, soit : l’intégration du PNRS, la collecte de données de R-S, la prévention des cas de R-S, la recherche-développement, les bénévoles, ou les interventions de R-S;
5. les propositions doivent servir les objectifs du FNI;
6. les propositions doivent démontrer un vaste champ d’application;
7. les propositions doivent mentionner un organisme parrain et indiquer la part du projet que cet organisme doit financer, le cas échéant;
8. le calendrier du projet doit commencer entre le 1er avril et le 31 mars et l’exécution du projet ne doit pas prendre plus de trois ans.

3.2 - Constatations et conclusions

Environnement Canada a élaboré la proposition en respectant les exigences de forme et de contenu prescrites par le Guide du FNI. La proposition comprenait l’énoncé des objectifs et une description claire du projet, une ventilation des coûts par type de dépense, un plan de gestion détaillé lié à des étapes repères et une explication sommaire des liens entre le projet et les priorités du PNRS. La proposition visait un but de prévention et consistait principalement à diffuser des renseignements et alertes de météo maritime actuelle à l’intention des citoyens de la partie ouest du Nunavut. La proposition était conforme à tous les critères prescrits dans le Guide du FNI, nous avons donc conclu que la demande respectait les directives du FNI en matière de présentation, de sélection et de financement.

4.0 - Gestion du projet (Objectif 3)

4.1 - Critères de vérification

Le projet est géré d’après les lignes de conduite et les pratiques de gestion de l’organisme parrain et d’après les politiques de gestion de projet énoncées dans le Guide du FNI. La proposition de projet comprend un plan de gestion du projet expliquant en détail la façon dont le projet doit s’exécuter.

4.2 - Constatations et conclusions

Nous avons examiné le plan de gestion contenu dans la proposition ainsi que les réalisations escomptées, chacune étant accompagnée des coordonnées des personnes responsables, afin d’évaluer si le plan avait été convenablement suivi. Selon la teneur du plan de gestion, le projet visait deux objectifs.

Le premier objectif consistait à diffuser des renseignements et alertes de météo maritime actuelle dans trois régions du Nunavut, à savoir, Cape Dorset, Arviat et Rankin Inlet. En vue de la réalisation de cet objectif, les exécutants du projet ont d’abord déterminé trois emplacements de radios à très haute fréquence (VHF), tel que l’expliquent en détail les modifications approuvées. Ils ont également acheté le matériel radio nécessaire et l’ont installé de la manière décrite dans les modifications apportées à l’annexe du protocole d’entente.

Le deuxième objectif était de déterminer la possibilité de traduire de la terminologie de la météo en inuktitut au moyen d’énoncés couramment compris par la population, à l’aide de la technologie AVIPAD. Une fois les pylônes radio érigés dans les trois collectivités, les renseignements et alertes de météo maritime ont été intégrés aux émissions radiophoniques et aux services de téléphone, dans les deux langues officielles (anglais et français) et dans la langue autochtone, l’inuktitut. La traduction des renseignements et alertes de météo s’est ensuite effectuée de la façon expliquée en détail dans les modifications à l’annexe du protocole d’entente et dans les rapports trimestriels.

Nous concluons qu’Environnement Canada a géré convenablement le projet et tenu le SNRS proprement au courant des retards accusés dans l’exécution, mais nous avons relevé un problème mineur dans le fait que les modifications apportées aux objectifs du projet n’ont pas été clairement transposées dans un plan de gestion révisé. Le projet Installation de radio-météo au Nunavut a souffert de nombreux retards et dû faire l’objet de corrections mineures, lesquels ont entraîné un remaniement de la proposition originale. La fréquence radio utilisée est passée de FM à VHF, pour des raisons d’abordabilité à long terme des coûts de matériel et de maintenance, lesquels coûts englobaient l’évaluation de la viabilité de la traduction des termes de météo en inuktitut. Ces changements auraient dû figurer dans un plan de gestion révisé.

5.0 - Rapports sur le projet (Objectif 4)

5.1 - Critères de vérification

Le document d’approbation d’un projet, une annexe au protocole d’entente, contient des exigences concernant les rapports à présenter. De plus, les exécutants d’un projet doivent présenter, à des dates bien précises, des rapports trimestriels décrivant les résultats obtenus jusque-là ainsi que les coûts engagés pendant le trimestre achevé, en comparaison avec les coûts prévus au budget, et expliquant les travaux à accomplir au cours du trimestre qui commence. Lorsqu’il survient un changement dans l’envergure du projet, le coût total estimatif ou les mouvements de trésorerie, une modification du projet doit être déposée en temps opportun. En outre, un rapport final de projet doit être remis le ou avant le 31 mars de l’année d’achèvement du projet. L’organisme parrain est tenu de présenter les rapports selon le calendrier approuvé.

5.2 - Constatations et conclusions

Tous les rapports trimestriels ont été remis à temps et sous la forme recommandée. Chacun des rapports donne une mise à jour sur l’avancement du travail ainsi qu’un aperçu exact de la situation financière du projet en rapport avec les mouvements de trésorerie trimestriels.

Selon les directives du Guide du FNI, le rapport sommaire final du projet doit être déposé le ou avant le 31 mars de l’exercice. Dans le cas du présent projet, Environnement Canada a remis le rapport en question seulement le 21 juillet 2004. Par ailleurs, le rapport final du projet était rédigé sous la forme recommandée et donnait suffisamment d’explications au sujet des activités du projet.

Pour la raison mentionnée plus haut, nous devons conclure qu’Environnement Canada n’a pas respecté le critère concernant les rapports.

6.0 - Demandes et versements de fonds relativement au projet (Objectif 5)

6.1 - Critères de vérification

L’organisme parrain prépare et présente les demandes selon les exigences prescrites dans le Guide du FNI. Le SNRS examine toutes les demandes pour en vérifier l’exactitude et la conformité aux conditions de l’approbation du projet. Tous les versements doivent aussi être conformes aux conditions de l’approbation du projet et aux exigences énoncées dans le Guide du FNI.

6.2 - Sommaire des demandes de fonds et des coûts totaux du projet

Voici un sommaire des coûts totaux de ce projet, entièrement financé par le SNRS, pour la période de contribution allant du 1er avril 2001 au 31 mars 2004 :

6.3 - Constatations et conclusions

Nous avons examiné les demandes de fonds présentées par Environnement Canada pendant la période d’exécution du projet, et Environnement Canada a pu nous fournir les documents nécessaires à la justification de la totalité des sommes demandées.

Pour les raisons décrites plus haut, nous concluons qu’Environnement Canada a rempli cet objectif.

7.0 - Évaluation finale du projet (Objectif 6)

7.1 - Critères de vérification

L’organisme parrain procède à l’évaluation de l’efficacité du projet en fonction des objectifs établis et convenus à l’étape de l’approbation. L’évaluation finale du projet devrait être exécutée dans l’année suivant l’achèvement du projet et être conforme aux exigences du FNI en matière de rapports.

7.2. - Constatations et conclusions

Environnement Canada a bien remis au SNRS une évaluation finale du projet, et ce dans les délais prescrits et sous la forme convenue. L’évaluation montre que la mise sur pied d’une station de radio diffusant des renseignements et des alertes météo est approuvée par le gouvernement du Nunavut. De plus, la collectivité de Rankin Inlet a récemment perfectionné en édifiant un pylône radio plus haut afin d’élargir son territoire de réception. Il faut voir là un signe positif indiquant que le projet a atteint son but initial et apporté un surcroît de valeur aux collectivités des environs de Rankin Inlet. L’évaluation finale du projet explique aussi à quel point les administrateurs locaux valorisent les services de renseignements et alertes météo diffusés par la radio ou par téléphone, 24 heures par jour. L’utilisation du téléphone a également fait l’objet d’une évaluation qui a révélé une augmentation constante du recours au téléphone entre mai 2003 et mai 2004. Pour toutes ces raisons, nous concluons qu’Environnement Canada a effectivement rempli cet objectif.

8.0 - Communication des résultats du projet (Objectif 7)

8.1 - Critères de vérification

Les résultats du projet doivent être communiqués au grand public en consultation avec l’organisme parrain du projet, et les documents décrivant les résultats doivent être acheminés au SNRS.

8.2. - Constatations et conclusions

Environnement Canada a remis au SNRS un grand nombre de documents démontrant la viabilité du projet, parmi lesquels un article tiré d’une publication de l’État, Envirozine, décrivant le travail accompli dans le cadre du projet. Le ministère a aussi écrit à divers hauts fonctionnaires afin de leur expliquer les bienfaits découlant de ce projet et d’encourager les destinataires à essayer le service de renseignements météo. Le service téléphonique est offert en anglais, en français et en inuktitut, une langue d’usage au Nunavut. Il y a également eu distribution de dépliants, brochures et autres documents de promotion dans les collectivités entourant Rankin Inlet afin de mieux faire connaître le nouveau service. Tous les documents de promotion portent le logo du FNI et celui du SNRS. Compte tenu de ce qui précède, nous concluons qu’Environnement Canada a bien atteint cet objectif.