VÉRIFICATION DU FONDS DE NOUVELLES INITIATIVES (FNI) DE RECHERCHE ET DE SAUVETAGE (R-S) -
C.-B. 2/03

FORMATION ET MATÉRIEL DE R-S

NOVEMBRE 2004

Table des matières

• 1.0 - Résumé
• 2.0 - Conformité avec le protocole d'entente (Objectif 1)
• 3.0 - Présentation et sélection de la proposition et financement du projet (Objectif 2)
• 4.0 - Gestion du projet (Objectif 3)
• 5.0 - Rapports sur le projet (Objectif 4)
• 6.0 - Demandes et versements de fonds relativement au projet (Objectif 5)
• 7.0 - Évaluation finale du projet (Objectif 6)
• 8.0 - Communication des résultats du projet (Objectif 7)

1.0 - Résumé

1.1 - Contexte et envergure du travail

Le Fonds des nouvelles initiatives (FNI) de recherche et de sauvetage (R-S), mis sur pied par le gouvernement fédéral en 1988, a pour but de financer des initiatives nouvelles de recherche et de sauvetage et, par là, d’améliorer le Programme national de recherche et de sauvetage (PNRS) du Canada.

Le FNI a comme objectifs principaux de rehausser les activités de R-S des organismes fédéraux, provinciaux et territoriaux de compétence particulière, d’encourager et aider les projets visant à faire progresser les objectifs du PNRS et de diffuser les « pratiques exemplaires » en recherche et de sauvetage parmi tous les groupes qui sont engagés en R-S au Canada.

Le Secrétariat national de recherche et de sauvetage (SNRS) a retenu les services du cabinet Welch & Company LLP et lui a demandé de procéder, au nom du Secrétariat, à la vérification des projets bénéficiaires de l’aide financière du FNI. La vérification attestera de la conformité des exécutants de projets aux sept critères énoncés dans le Guide du FNI, et elle portera sur les domaines suivants :

1. le protocole d'entente;
2. la présentation et la sélection de la demande et le financement du projet;
3. la gestion du projet;
4. les rapports d'étape;
5. les demandes et versements de fonds relativement au projet;
6. l'évaluation finale du projet;
7. la communication des résultats du projet.

Selon le déroulement du projet, la présente vérification s’est effectuée selon les directives contenues dans le Guide du FNI de 2002.

1.2 - Aperçu du projet

Le 24 juillet 1997, le SNRS et le Programme provincial d’urgence (PEP) de la Colombie-Britannique (C.-B.) ont signé un protocole d’entente concernant le FNI.

Le 25 mars 203, le PEP de la C.-B. a convenu de parrainer une proposition de projet intitulée Formation et matériel de R-S. L’exécution du projet relèverait de West Coast Inland Search and Rescue Society (WISAR).

Les objectifs du projet étaient les suivants :

1. Acquérir et utiliser du nouveau matériel de communication;
2. Développer des capacités de sauvetage à flanc de coteau;
3. Développer des capacités de recherche et de sauvetage sur le littoral;
4. Rehausser le matériel des membres de l’équipe;
5. Mener à bien la gestion, l’administration et la communication relatives au projet.

L’annexe au protocole d’entente a été modifiée le 21 mai 2003 : on a éliminé le quatrième objectif portant sur le rehaussement du matériel des membres de l’équipe, et les coûts associés à cet objectif sont allés à l’achat de matériel additionnel de communication.

Les coûts totaux du projet étaient estimés à 39 419 dollars avec 91 p. 100 ou 35 919 dollars provenant du FNI et le restant (9 p. 100 ou 3 500 $ (500 $ en argent comptant et le reste en services en nature) provenant de Lookfar Solutions Inc., une entreprise appartenant à Tim Webb, le gestionnaire du projet et le président de la WISAR. Ce projet d’un an devait se dérouler du 1er avril 2003 au 31 mars 2004.

1.3 - Constatations et recommandations découlant de la vérification

D'après les résultats de notre évaluation du PEP de la C.-B. en rapport avec le respect des critères du FNI, chacun des objectifs suivants a été atteint :

• Objectif 1 - Conformité au protocole d'entente
• Objectif 2 - Présentation, sélection et financement
• Objectif 3 - Gestion du projet
• Objectif 4 - Rapports sur le projet
• Objectif 5 - Demandes et versement de fonds
• Objectif 6 - Évaluation finale du projet
• Objectif 7 - Communication des résultats du projet

2.0 - Conformité avec le protocole d'entente (Objectif 1)

2.1 - Critères de vérification

Le protocole d’entente relatif au programme est convenu et signé par les ministères fédéraux de R-S participants, les bureaux provinciaux et territoriaux des organismes de parrainage et le SNRS. Le protocole d’entente décrit les rôles et responsabilités de chaque partie, tel que prévu dans le Guide du FNI.

2.2 - Constatations et conclusions

D’après notre examen des clauses pertinentes du protocole d’entente, l’organisme parrain, en l’occurrence le Programme PEP de la C.-B., s’est conformé aux modalités du dit protocole.

3.0 - Présentation et sélection de la proposition et financement du projet (Objectif 2)

3.1 - Critères de vérification

3.1.1 - Présentation de la proposition

La proposition doit être présentée selon les exigences de forme et de contenu prescrites par le Guide du FNI et doit comprendre : une description; un état budgétaire et financier lié à des étapes repères; un plan de travail également lié aux étapes repères; et un énoncé des résultats et avantages, en fonction d’éléments mesurables.

3.1.2 - Sélection et financement

La proposition doit suivre et respecter les critères énoncés dans le Guide du FNI, à savoir :

1. les approbations de proposition doivent être confirmées par des signatures;
2. le projet doit offrir la possibilité de prévenir les blessures ou d’en atténuer la gravité, de sauver des vies, d’accroître le temps de survie des victimes ou de réduire les risques pour le personnel de R-S;
3. les propositions doivent servir les objectifs du PNRS;
4. les propositions doivent tomber dans au moins une des six catégories du FNI, soit : l’intégration du PNRS, la collecte de données de R-S, la prévention des cas de R-S, la recherche-développement, les bénévoles, ou les interventions de R-S;
5. les propositions doivent servir les objectifs du FNI;
6. les propositions doivent démontrer un vaste champ d’application;
7. les propositions doivent mentionner un organisme parrain et indiquer la part du projet que cet organisme doit financer, le cas échéant;
8. le calendrier du projet doit commencer entre le 1er avril et le 31 mars et l’exécution du projet ne doit pas prendre plus de trois ans.

3.2 - Constatations et conclusions

La WISAR a élaboré la proposition en respectant les exigences de forme et de contenu prescrites par le Guide du FNI. La proposition comprenait l’énoncé des objectifs et une description claire du projet, une ventilation des coûts par type de dépense, un plan de gestion détaillé lié à des étapes repères et une explication sommaire des liens entre le projet et les priorités du PNRS. La proposition visait principalement à fournir de la formation et du matériel aux bénévoles afin de créer un infrastructure efficace de communication et de donner aux bénévoles les compétences et le matériel nécessaires pour mener à bien et de façon sécuritaire les recherches à flanc de coteau et les recherches et évacuations le long du littoral. La proposition était conforme à tous les critères prescrits dans le Guide du FNI, nous avons donc conclu que la demande respectait les directives du FNI en matière de présentation, de sélection et de financement.

4.0 - Gestion du projet (Objectif 3)

4.1 - Critères de vérification

Le projet est géré d’après les lignes de conduite et les pratiques de gestion de l’organisme parrain et d’après les politiques de gestion de projet énoncées dans le Guide du FNI. La proposition de projet comprend un plan de gestion du projet expliquant en détail la façon dont le projet doit s’exécuter.

4.2 - Constatations et conclusions

Nous avons examiné le plan de gestion du projet fourni dans la proposition ainsi que les produits livrables avec les personnes responsables afin d’évaluer si le plan a bien été suivi. Selon le plan de gestion initial, cinq objectifs avaient été fixés.

Le premier objectif était d’acquérir et de tester du nouvel équipement de communications. Le matériel en question a été acheté au cours du premier trimestre de l’exercice 2003-2004 tel que prévu et mis à l’essai avec succès lors de deux exercices effectués pendant le second trimestre de l’exercice 2003-2004, conformément au plan de gestion.

Le deuxième objectif était de développer des capacités en sauvetage à flanc de coteau. La majorité de l’équipement pour sauvetage à flanc de coteau a été acheté au cours du deuxième trimestre de 2003-2004 bien que le plan de gestion indiquait que ces achats se feraient au cours du premier trimestre. Ce délai des achats a été signalé dans le premier rapport trimestriel et n’affectait pas le calendrier d’essai prévu ou la formation, car tout cela s’est fait au cours du troisième trimestre de2003-2004, tel que planifié.

Le troisième objectif était de développer des capacités de R-S en zone littorale, dont l’achat du matériel nécessaire et la formation connexe. Le matériel a été acheté et la formation donnée tel que prévu au plan de gestion.

Le quatrième objectif était de rehausser le matériel des membres de l’équipe. Tel que mentionné précédemment dans la section 1.2, cet objectif a été éliminé car la WISAR estimait qu’il était plus important d’acquérir du matériel de communication additionnel que des vêtements pour les membres de son équipe de R S.

Le dernier objectif était de voir à la gestion, l’administration et aux communications relatives au projet. Cet objectif visait à assurer que les rapports et les comptes du projet seraient bien faits et soumis à temps. En outre, la WISAR voulait concevoir un site Web pour fournir de l’information sur l’organisme et ses activités, y compris les éléments reliés au FNI. D’après notre vérification, la gestion et l’administration de ce projet ont été adéquates. La WISAR a également mis sur pied le site Web, tel que planifié.

Nous concluons que la WISAR a géré adéquatement le projet, conformément au plan de gestion de leur proposition. Lorsqu’il y a eu des retards, la WISAR a rapidement informé le PEP de la C.-B. et le SNRS, en précisant les raisons de ces retards.

5.0 - Rapports sur le projet (Objectif 4)

5.1 - Critères de vérification

Le document d’approbation d’un projet, une annexe au protocole d’entente, contient des exigences concernant les rapports à présenter. De plus, les exécutants d’un projet doivent présenter, à des dates bien précises, des rapports trimestriels décrivant les résultats obtenus jusque-là ainsi que les coûts engagés pendant le trimestre achevé, en comparaison avec les coûts prévus au budget, et expliquant les travaux à accomplir au cours du trimestre qui commence. Lorsqu’il survient un changement dans l’envergure du projet, le coût total estimatif ou les mouvements de trésorerie, une modification du projet doit être déposée en temps opportun. En outre, un rapport final de projet doit être remis le ou avant le 31 mars de l’année d’achèvement du projet. L’organisme parrain est tenu de présenter les rapports selon le calendrier approuvé.

5.2 - Constatations et conclusions

Tous les rapports trimestriels ont été remis à temps et sous la forme recommandée. Chacun des rapports donne une mise à jour sur l’avancement du travail ainsi qu’un aperçu exact de la situation financière du projet en rapport avec les mouvements de trésorerie trimestriels.

Le rapport sommaire final du projet a été déposé le 19 mars 2004. Le rapport a été soumis en temps, selon le format recommandé, et fournissait des détails suffisants concernant les activités du projet.

Pour les raisons mentionnées plus haut, nous devons conclure que la WISAR a respecté le critère concernant les rapports.

6.0 - Demandes et versements de fonds relativement au projet (Objectif 5)

6.1 - Critères de vérification

L’organisme parrain prépare et présente les demandes selon les exigences prescrites dans le Guide du FNI. Le SNRS examine toutes les demandes pour en vérifier l’exactitude et la conformité aux conditions de l’approbation du projet. Tous les versements doivent aussi être conformes aux conditions de l’approbation du projet et aux exigences énoncées dans le Guide du FNI.

6.2 - Sommaire des demandes de fonds et des coûts totaux du projet

Voici un sommaire schématisé des versements et coûts totaux du projet pour la période allant du 1er avril 2003 au 31 mars 2004 :

6.3 - Constatations et conclusions

Nous avons examiné les demandes de remboursement soumises par la WISAR au PEP de C.-B. pendant la période du projet. La WISAR a pu nous fournir la documentation adéquate pour appuyer les montants demandés. En outre, nous avons examiné les feuilles de temps de Tim Webb, président de Lookfar Solutions Inc., pour déterminer si le temps alloué au projet avait été raisonnable. Ses feuilles de temps correspondent aux heures allouées au projet. Dans la demande de remboursement soumise, les services en nature fournis par Lookfar Solutions Inc. étaient basés sur un taux horaire de 25 $ pour Tim Webb, ce que nous avons également jugé raisonnable.

Après la tenue du cours de formation sur le sauvetage en zone littorale, la WISAR a déterminé un manque à gagner que l’organisme ne pourrait pas se permettre d’absorber. La WISAR a demandé à Parcs Canada de contribuer la somme de 823 $ aux coûts de cette formation, ce que l’Agence a accepté de faire.

Pour les raisons mentionnées plus haut, la WISAR a bien atteint cet objectif.

7.0 - Évaluation finale du projet (Objectif 6)

7.1 - Critères de vérification

L’organisme parrain procède à l’évaluation de l’efficacité du projet en fonction des objectifs établis et convenus à l’étape de l’approbation. L’évaluation finale du projet devrait être exécutée dans l’année suivant l’achèvement du projet et être conforme aux exigences du FNI en matière de rapports.

7.2. - Constatations et conclusions

La WISAR a fourni au SNRS une évaluation finale du projet en temps opportun et selon le format requis. L’évaluation concluait que le matériel et les activités de formation ont bel et bien rehaussé les capacités de l’équipe de la WISAR de la région de Clayoquot Sound. L’évaluation comprenait un exemple d’une situation réelle dans laquelle le matériel acheté grâce au financement du FNI a permis à la WISAR de mener des recherches dans des régions plus vastes et d’installer des stations d’écoute sur les collines avoisinantes. Compte tenu de ce qui précède, nous concluons que la WISAR a bien atteint cet objectif.

8.0 - Communication des résultats du projet (Objectif 7)

8.1 - Critères de vérification

Les résultats du projet doivent être communiqués au grand public en consultation avec l’organisme parrain du projet, et les documents décrivant les résultats doivent être acheminés au SNRS.

8.2. - Constatations et conclusions

La WISAR a mis sur pied un site Web pour sensibiliser davantage les gens à leurs activités de R-S. Le site Web donne de l’information détaillée sur les activités de l’organisme financées par le FNI. La WISAR n’a pas utilisé les services des médias ou de la presse autant que prévu au début du projet. Tim Webb, le gestionnaire du projet, a toutefois souligné qu’un article avait été écrit sur la formation en eaux vives mais il n’a pas pu mettre la main dessus au moment de la vérification. La WISAR a aussi informé les organismes clés de la région de leurs nouvelles capacités, grâce au matériel et à la formation reçus. Pendant notre visite à la WISAR, nous leur avons recommandé d’inviter les médias à leurs prochaines séances de formation pour accroître la visibilité du projet du FNI. Compte tenu de ce qui précède, nous concluons que la WISAR a bien atteint cet objectif.