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VÉRIFICATION DES PROJETS DU FNI POUR L'EXERCISE FINANCIER 2004-2005 - SOMMAIRE DES CONSTATS ET RÉPONSES DE LA DIRECTION
1. Matériel et formation en R-S / BC Provincial Emergency Program
N° de projet FNI : BC 2/03 |
| Article |
Conclusions de la vérification |
Recommandations du vérificateur |
Réponse / mesure de la direction de l'organisme parrain |
Réponse / mesure de la direction du SNRS |
Mesures proposées pour le SNRS |
| 1 a |
Tous les objectifs ont été atteints. |
Aucune recommandation. |
Accord total avec les conclusions. |
Aucune mesure à prendre. |
Aucune mesure à prendre. |
2. 2. Création d’une station radio météo au Nunavut
N° de projet FNI : EC 1/00 |
| Article |
Conclusions de la vérification |
Recommandations du vérificateur |
Réponse / mesure de la direction de l'organisme parrain |
Réponse / mesure de la direction du SNRS |
Mesures proposées pour le SNRS |
| 2 a |
Rapports de projet L’organisme parrain n’a soumis le résumé final du projet que le 21 juillet 2004, alors que l’échéance était le 31 mars. |
Dans des cas comme celui ci, où une échéance n’a pas été respectée, le SNRS devrait immédiatement communiquer avec l’organisme parrain pour lui rappeler qu’il doit soumettre ses rapports avant les dates limites. |
Selon le type de projet, il pourrait être irréaliste de s’attendre à recevoir un rapport final satisfaisant dès la fin du projet. La collecte des résultats nécessaires pour remplir correctement la section d’évaluation du rapport peut prendre des semaines, voire des mois. Cependant, il ne fait aucun doute que le Service météorologique du Canada tentera toujours de remplir toutes ses exigences en matière de soumission de rapports. |
Le SNRS est d’accord qu’il n’est pas toujours possible de respecter une échéance stricte si l’on s’attend à une bonne évaluation du projet réalisé.
Le SNRS envoie des messages électroniques aux organismes parrains pour leur rappeler a) quels projets doivent soumettre un rapport final et b) les échéances de soumission de ces rapports. De plus, le SNRS envoie des rapports trimestriels au sous-comité de coordination du Comité interministériel de recherche et de sauvetage (CIRS) pour préciser quels rapports les organismes de parrainage n’ont pas encore soumis et pour leur demander de respecter les directives du programme en matière de soumission de rapports stipulées à l’article 7.1 du protocole d’entente concernant le FNI. |
Des processus opérationnels détaillés sont actuellement en cours d’élaboration. |
3. 3. Système d’imagerie active pour les opérations de R-S sous-marines
N° de projet FNI : MDN 2/01 |
| Article |
Conclusions de la vérification |
Recommandations du vérificateur |
Réponse / mesure de la direction de l'organisme parrain |
Réponse / mesure de la direction du SNRS |
Mesures proposées pour le SNRS |
| 3 a |
Rapports de projet Le SNRS n’a reçu le rapport final du projet que le 19 juillet 2004, alors que RDDC Valcartier l’avait soumis au ministère de la Défense nationale (Forces canadiennes) le 30 mars 2004. |
Le SNRS doit adopter une méthode active de gestion des projets liés au FNI. Il devrait mettre au point un système de suivi interne qui lui permettrait de surveiller la mise au point des éléments livrables du projet. Lorsqu’une échéance est passée, le SNRS devrait immédiatement communiquer avec l’organisme parrain pour lui donner l’information nécessaire sous la forme recommandée.
Si un organisme parrain ne respecte pas ses engagements, le SNRS devrait considérer la possibilité de réaliser une vérification du projet en cours et d’interrompre le financement jusqu’à ce que le rendement s’améliore. |
D’accord. L’organisme parrain tentera d’éviter les retards à l’avenir. |
Le SNRS envoie des messages électroniques aux organismes parrains pour leur rappeler a) quels projets doivent soumettre un rapport final et b) les échéances de soumission de ces rapports. De plus, le SNRS envoie des rapports trimestriels au sous-comité de coordination du CIRS pour préciser quels rapports les organismes de parrainage n’ont pas encore soumis et pour leur demander de respecter les directives du programme en matière de soumission de rapports stipulées à l’article 7.1 du protocole d’entente concernant le FNI. |
Des processus opérationnels détaillés sont actuellement en cours d’élaboration.
Le SNRS a mis au point une grille de risques qui augmentera la probabilité qu’un projet fasse l’objet d’une vérification s’il présente certains facteurs de risque. Dans les cas où les facteurs de risque indiquent un besoin de vérification, cette dernière sera effectuée avant la fin du projet. |
| 3 b |
Réclamations et paiements liés au projet RDDC Valcartier n’a pas pu fournir un résumé détaillé des coûts par type de dépense. De plus, les montants réclamés par l’organisme bénéficiaire ne correspondaient pas aux chiffres du SNRS. |
Les organismes doivent pouvoir fournir une ventilation des coûts totaux du projet en grandes catégories de dépenses ou articles de budget.
À l’avenir, le SNRS devrait recevoir une copie des réclamations soumises par l’organisme bénéficiaire afin que l’organisme parrain et l’organisme bénéficiaire reçoivent le même montant. De plus, le SNRS devrait préparer un formulaire de réclamation normalisé que l’organisme bénéficiaire utiliserait pour soumettre à l’organisme parrain une réclamation de financement du FNI, conformément à la formule de financement précisée dans le protocole d’entente. |
D’accord. Nous réviserons notre procédure d’établissement de rapports de façon à fournir des relevés aussi exacts que possible dans les délais prévus. |
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De nouveaux mécanismes financiers relatifs aux crédits nos 1 et 5 aborderont cette question.
On encouragera les organismes de parrainage à utiliser les formulaires de réclamation normalisés du gouvernement du Canada. |
4. 4. Formation de membres auxiliaires des Services policiers de Toronto
N° de projet FNI : ON 2/01 |
| Article |
Conclusions de la vérification |
Recommandations du vérificateur |
Réponse / mesure de la direction de l'organisme parrain |
Réponse / mesure de la direction du SNRS |
Mesures proposées pour le SNRS |
| 4 a |
Conformité au protocole d’entente L’organisme parrain n’a pas veillé à la conformité du projet aux politiques et modalités du FNI. L’organisme parrain n’a jamais répondu à nos nombreuses tentatives de communiquer avec lui. |
1. Mener des séances de planification avec l’organisme parrain afin de passer en revue les rôles et responsabilités.2. Mettre régulièrement à jour les protocoles d’entente.3. Considérer la possibilité d’ajouter au protocole une clause stipulant que l’organisme parrain a lu et compris ses responsabilités.4. Considérer la possibilité de réduire ou d’éliminer le financement du FNI pour les projets parrainés par Gestion des situations d’urgence Ontario (GSUO) jusqu’à ce que les pratiques internes de gestion soient améliorées. |
Pas d’accord. Bien que certains éléments du projet n’aient peut-être pas été bien gérés, l’organisme parrain s’est, dans l’ensemble, conformé aux politiques du FNI. L’absence apparente de réponses aux appels de l’équipe de vérification est certes déconcertante, mais l’organisme parrain se demande pourquoi les vérificateurs n’ont pas tenté de communiquer avec la haute direction de GSUO. |
Le SNRS anime actuellement un atelier annuel pour les organismes de parrainage, au cours duquel toutes les nouvelles directives et politiques du programme sont présentées. Les organismes parrains ont en outre l’occasion d’exprimer leurs préoccupations concernant tout aspect du programme.
GSUO a envoyé des représentants à trois ateliers consécutifs. Au cours de l’année, le SNRS communique également toute modification ou clarification du programme par l’entremise de rencontres de l’équipe de coordination du CIRS, de courriels, du site Web du SNRS et de discussions informelles. |
Les modalités et accords de contribution du FNI aborderont ces enjeux.
Le SNRS continue de s’assurer que les organismes actuels et éventuels connaissent bien les modalités.
À l’avenir, le SNRS communiquera avec la haute direction d’organismes dont le personnel ne répond pas aux demandes d’information des vérificateurs. |
| 4 b |
Gestion de projet Les directives du programme n’ont pas été respectées, puisque l’on a acheté du matériel de formation sans l’approbation préalable du FNI. |
Voir les recommandations ci dessus. |
D’accord. L’achat des radios n’était pas conforme aux directives du FNI. GSUO aurait dû communiquer avec le FNI avant cet achat. |
Voir la réponse ci dessus.
Le SNRS a approuvé le financement de l’achat après la dépense. L’achat était utile au projet et appuyait les objectifs du programme. |
Des processus opérationnels détaillés sont actuellement en cours d’élaboration. |
| 4 c |
Rapports de projet Le SNRS a reçu plusieurs rapports trimestriels après les échéances prévues et n’a pas reçu certains rapports. De plus, le SNRS n’a pas encore reçu le rapport final du projet. |
1. Interrompre le financement jusqu’à ce que le SNRS ait reçu tous les rapports sous la forme recommandée.
2. Dans les cas où on a relevé des problèmes de gestion, que ce soit au niveau de l’organisme parrain ou de l’organisme bénéficiaire, considérer la possibilité d’interrompre le financement jusqu’à l’amélioration du rendement. |
Pas d’accord. Un examen minutieux des documents révèle que tous les rapports ont été livrés conformément au protocole. Deux des rapports trimestriels portaient le même titre – « modification n° 2 » –, alors que le second aurait dû s’appeler « modification n° 3 » (voir la pièce jointe). Les Services policiers de Toronto (SPT) se sont montrés très coopératifs et ont fourni tous les documents nécessaires pour la révision de cette vérification. Les commentaires contenus dans le rapport du vérificateur affirmant que l’organisme parrain n’avait pas soumis les documents nécessaires demeurent incompris. L’organisme parrain n’a pas pu offrir de commentaires concernant la soumission des rapports trimestriels dans les délais prescrits. |
Le SNRS fournit des fonds aux organismes parrains et aux gestionnaires de projet lors de la soumission de rapports trimestriels et de factures.
Le financement dépend en outre de la qualité du rendement passé.
Le SNRS a reçu le rapport final depuis la vérification (mai 2005).Le SNRS est satisfait des rapports soumis à ce jour.L’organisme parrain est responsable de la soumission des rapports dans les délais établis (voir l’article 7.1 du protocole d’entente concernant le FNI). |
Des processus opérationnels détaillés sont actuellement en cours d’élaboration.
Le SNRS a mis au point une grille de risques qui augmente la probabilité qu’un projet fasse l’objet d’une vérification s’il présente certains facteurs de risque. Dans les cas où les facteurs de risque indiquent un besoin de vérification, cette dernière sera effectuée avant la fin du projet. |
| 4 d |
Réclamations et paiements liés au projet Les SPT ont mal calculé la TPS dans les réclamations soumises au SNRS. Les SPT n’ont pas pu fournir de documents appuyant les « dépenses en nature », ce qui a entraîné un excédent potentiel de 20 002 $ dans la réclamation. |
Le SNRS devrait considérer la possibilité de prendre des mesures pour récupérer l’excédent éventuel. De plus, à l’étape de la demande et de l’acceptation, il convient d’informer l’organisme bénéficiaire du besoin de tenir des dossiers adéquats permettant de suivre les contributions « en nature ». |
D’accord. La TPS n’a pas été bien calculée. L’organisme parrain demande au SNRS de recommander une solution à cette erreur.
Pas d’accord. L’organisme parrain n’est pas d’accord avec les calculs du vérificateur. Le financement autorisé par le FNI se chiffrait à 110 066 $, et l’estimation des « dépenses en nature » additionnelles s’élevait à 42 000 $. Le financement réel du FNI n’était que de 72 280 $, soit presque 40 000 $ de moins que le montant autorisé, et les dépenses en nature ne se chiffraient qu’à environ 20 000 $. L’organisme parrain convient que la comptabilité liée aux dépenses en nature n’était pas parfaite, mais les rapports trimestriels en ont fait état dans sa quasi-totalité, à part environ 5 000 $ liés à l’exercice 2002-2003. Ni GSUO ni les SPT n’avaient compris que le FNI retrancherait les dépenses en nature de son financement (tel qu’indiqué à la page 11 du rapport de vérification). Ils avaient compris que le financement du FNI couvrirait également les dépenses en nature. Le SNRS doit clarifier cette question pour les participants et les organismes de parrainage.
Le SNRS est tenu de 1) clarifier la marche à suivre pour la réclamation des dépenses en nature et 2) fournir des renseignements clairs quant aux documents requis, et ce, dès que possible. |
Le SNRS fournit de l’information dans le Guide du FNI concernant les dépenses admissibles aux taxes fédérales et provinciales, y compris la taxe sur les produits et services (TPS).
Le SNRS n’a pas reçu toute l’information fournie aux vérificateurs concernant les taxes pertinentes dans le résumé de la facture soumise par GSUO.
Le SNRS est confiant que la contribution en nature correspondait à ce qui avait été convenu originalement et que le montant était raisonnable et justifiable. |
Le nouvel accord de contribution abordera les questions de l’admissibilité à la TPS et des méthodes de comptabilité.
Les nouveaux accords de contribution clarifieront les exigences liées aux contributions « en nature ». |
5. Système d’évacuation en mer Seascape
N° de projet FNI : TC 1/01 |
| Article |
Conclusions de la vérification |
Recommandations du vérificateur |
Réponse / mesure de la direction de l'organisme parrain |
Réponse / mesure de la direction du SNRS |
Mesures proposées pour le SNRS |
| 5 a |
Conformité au protocole d’entente Le changement de l’emplacement du site a entraîné un important dépassement de coûts. Le SNRS n’en a été avisé qu’en décembre 2004, lorsque Transports Canada (TC) a soumis une demande de financement additionnel alors que le projet était terminé depuis mars 2004. |
Dans les cas où on a détecté des problèmes de gestion du côté de l’organisme parrain ou de l’organisme bénéficiaire, le SNRS doit prendre des mesures concrètes pour les régler. Le SNRS devrait considérer la possibilité de mener une vérification auprès de ces organismes pendant le projet ou d’interrompre le financement jusqu’à ce que le rendement s’améliore. |
Le SNRS a été avisé en temps opportun du changement de site, et le directeur de projet a gardé le SNRS au courant de la gestion financière du projet en tout temps. De plus, la date de la demande de fonds additionnels ne peut pas être utilisée comme exemple de non-conformité au protocole d’entente.
L’entrepreneur ne disposait pas de toute l’information liée aux coûts avant la fin du projet. On n’a pas pu produire les rapports trimestriels à temps en raison de retards dans l’obtention 1) de données exactes sur les coûts et les mouvements de trésorerie liés au projet et 2) d’un calendrier de projet mis à jour. |
On a informé le SNRS des problèmes et changements liés au déménagement et du dépassement de coûts. Cependant, la modification du protocole, y compris le montant du dépassement de coûts, n’a été soumise qu’en décembre 2004.
Les articles 5.2.7 et 5.2.10 du protocole d’entente concernant le FNI décrit clairement les responsabilités des organismes de parrainage pour ce qui est des modifications au projet. |
Le SNRS a mis au point une grille de risques qui augmente la probabilité qu’un projet fasse l’objet d’une vérification s’il présente certains facteurs de risque. Dans les cas où les facteurs de risque indiquent un besoin de vérification, cette dernière sera effectuée avant la fin du projet. |
| 5 b |
Gestion de projet Le projet a coûté beaucoup plus que prévu, en raison du déménagement du site. Ni le plan de gestion du projet ni les estimations des coûts n’ont été modifiés pour refléter ce changement. Le SNRS n’a été avisé du dépassement de coûts que bien après la fin du projet. |
Voir l’objectif n° 1 pour les recommandations. |
Cela ne peut pas être attribué à un problème de gestion du côté de Transports Canada. L’entrepreneur a décidé de déménager le site du projet, ce qui a entraîné un important dépassement de coûts et des retards dans la réalisation du projet.
Il n’a pas été possible de préparer les modifications contractuelles requises en raison des retards 1) dans la soumission, de la part de l’entrepreneur, des données révisées sur les coûts du projet et 2) dans le calendrier des éléments livrables importants. |
Le SNRS a été avisé des problèmes et des risques liés au déménagement du site de ce projet et du dépassement de coûts. Cependant, la modification contractuelle (y compris le montant du dépassement de coûts) n’a été soumise qu’en décembre 2004.
Les articles 5.2.7 et 5.2.10 du protocole d’entente concernant le FNI décrit clairement les responsabilités des organismes de parrainage pour ce qui est des modifications du projet. |
Le SNRS a mis au point une grille de risques qui augmente la probabilité qu’un projet fasse l’objet d’une vérification s’il présente certains facteurs de risque. Dans les cas où les facteurs de risque indiquent un besoin de vérification, cette dernière sera effectuée avant la fin du projet. |
| 5 c |
Rapports de projet Le SNRS a reçu plusieurs rapports trimestriels après les échéances prévues et n’a pas reçu certains rapports. Les rapports trimestriels soumis manquaient d’information sur les mouvements de trésorerie trimestriels et les dépenses encourues à ce jour. De plus, le SNRS n’a pas encore reçu le rapport final du projet. |
1. Interrompre le financement jusqu’à ce que le SNRS ait reçu tous les rapports sous la forme recommandée.
2. Dans les cas où on a relevé des problèmes de gestion, que ce soit au niveau de l’organisme parrain ou de l’organisme bénéficiaire, considérer la possibilité d’interrompre le financement jusqu’à l’amélioration du rendement. |
Il n’a pas été possible de préparer les rapports trimestriels du projet en raison des retards 1) dans la soumission, de la part de l’entrepreneur, des données révisées sur les coûts du projet et 2) dans le calendrier des éléments livrables importants. Sans ces données, il n’a pas été possible de prévoir les mouvements de trésorerie liés à ce projet. Il était difficile de prévoir les mouvements de trésorerie puisque l’entrepreneur a souvent tardé à soumettre les factures aux fins de paiement. |
Les fonds sont versés aux organismes parrains et aux directeurs de projet lors de la soumission de rapports trimestriels et de factures.
Le financement dépend en outre de la qualité du rendement dans le passé.
L’article 7 du protocole d’entente concernant le FNI décrit clairement les responsabilités des organismes de parrainage pour ce qui est de la soumission des rapports. |
Le SNRS a mis au point une grille de risques qui augmente la probabilité qu’un projet fasse l’objet d’une vérification s’il présente certains facteurs de risque. Dans les cas où les facteurs de risque indiquent un besoin de vérification, cette dernière sera effectuée avant la fin du projet. |
| 5 d |
Une fois approuvés par Transports Canada, les réclamations de Seascape n’ont pas été acheminées au SNRS aux fins de traitement mais plutôt à Travaux publics, puisque ce ministère traitait également les réclamations au nom du SNRS. Après le traitement d’une réclamation et le versement à Seascape du paiement correspondant, Travaux publics faisait parvenir au SNRS une pièce justificative de paiement, mais non une copie de la facture.
Travaux publics a traité toutes les réclamations en y ajoutant la TVH (15 %) sans obtenir l’approbation du SNRS.
Le SNRS doit encore fournir un total de 37 936 $ pour couvrir des coûts liés aux éléments livrables nos 13 et 16. |
Dans le cas de toutes les réclamations, le SNRS devrait contrôler le versement de fonds de façon à s’assurer que tous les projets sont gérés et financés conformément aux directives du FNI. |
La vérification a évalué ce projet selon les directives d’un accord de contribution et non d’un contrat avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Les directives de TPSGC stipulent que toutes les factures doivent être examinées et approuvées par un spécialiste des contrats de TPSGC avant que TC ne traite la réclamation aux fins de paiement. Une fois le versement effectué, TC enverrait au SNRS une pièce justificative pour les menues dépenses. (Les pièces justificatives ne comprenaient pas les taxes pertinentes.)
Les directives de TPSGC stipulent que les taxes doivent être payées pour tous les éléments livrables. Pour ce qui est de la TVH de 15 %, les taxes sont payées au niveau de l’organisation. Les pièces justificatives que TC a envoyées au SNRS ne couvraient que le montant net correspondant à chaque élément livrable.
Depuis la vérification, la dernière facture a été soumise et payée. D’un commun accord, les parties ont annulé le dernier élément livrable (libération du site), et aucune facture ne sera envoyée.
On devrait noter que la vérification a examiné le projet Seascape en tant qu’accord de contribution, alors qu’il a été mis en œuvre en tant que contrat de TPSGC. Les contrats de TPSGC ne comprennent pas forcément de contributions. Par conséquent, plusieurs des critères utilisés pour vérifier ce projet ne sont pas pertinents. Le contrat a été exécuté conformément aux règlements et aux pratiques de bonne gestion, bien qu’il y ait eu des complications découlant des difficultés et défis que l’entrepreneur a connus au cours du projet.
Les directives du FNI étaient basées sur un programme de contribution et se sont révélées difficiles à appliquer à un contrat à prix fixe en raison 1) des retards dans le calendrier des éléments livrables et 2) de la non-disponibilité de données révisées sur les coûts. Après avoir examiné la vérification de Welch and Company, le spécialiste des contrats de TPSGC a avisé TC que le projet avait été géré conformément aux directives de TPSGC en matière de gestion de contrats. |
Le SNRS est d’accord que le protocole aurait dû contenir des dispositions exigeant que l’organisme parrain soumette une copie des factures fournies à TPSGC par l’organisme bénéficiaire.
Le SNRS se base sur le Guide du FNI pour fournir de l’information sur les dépenses admissibles aux taxes fédérales et provinciales.
Le SNRS a versé tous les fonds préapprouvés pour ce projet qu’il n’avait pas encore versés. |
Le nouvel accord de contribution abordera l’admissibilité à la TPS et les méthodes de comptabilité.
À l’avenir, lorsqu’ils feront appel à d’autres organismes pour le traitement des réclamations, en l’occurrence TPSGC, les organismes de parrainage devront fournir une copie des factures. |
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