VÉRIFICATION DU FONDS DE NOUVELLES INITIATIVES (FNI) DE RECHERCHE ET DE SAUVETAGE (R-S) - MDN 2/01

IMAGERIE ACTIVE POUR LES OPÉRATIONS SOUS-MARINES DE R-S

NOVEMBRE 2004

Table des matières

• 1.0 - Résumé
• 2.0 - Conformité avec le protocole d'entente (Objectif 1)
• 3.0 - Présentation et sélection de la proposition et financement du projet (Objectif 2)
• 4.0 - Gestion du projet (Objectif 3)
• 5.0 - Rapports sur le projet (Objectif 4)
• 6.0 - Demandes et versements de fonds relativement au projet (Objectif 5)
• 7.0 - Évaluation finale du projet (Objectif 6)
• 8.0 - Communication des résultats du projet (Objectif 7)

1.0 - Résumé

1.1 - Contexte et envergure du travail

Le Fonds des nouvelles initiatives (FNI) de recherche et de sauvetage (R-S), mis sur pied par le gouvernement fédéral en 1988, a pour but de financer des initiatives nouvelles de recherche et de sauvetage et, par là, d’améliorer le Programme national de recherche et de sauvetage (PNRS) du Canada.

Le FNI a comme objectifs principaux de rehausser les activités de R-S des organismes fédéraux, provinciaux et territoriaux de compétence particulière, d’encourager et aider les projets visant à faire progresser les objectifs du PNRS et de diffuser les « pratiques exemplaires » en recherche et de sauvetage parmi tous les groupes qui sont engagés en R-S au Canada.

Le Secrétariat national de recherche et de sauvetage (SNRS) a retenu les services du cabinet Welch & Company LLP et lui a demandé de procéder, au nom du Secrétariat, à la vérification des projets bénéficiaires de l’aide financière du FNI. La vérification attestera de la conformité des exécutants de projets aux sept critères énoncés dans le Guide du FNI, et elle portera sur les domaines suivants :

1. le protocole d'entente;
2. la présentation et la sélection de la demande et le financement du projet;
3. la gestion du projet;
4. les rapports d'étape;
5. les demandes et versements de fonds relativement au projet;
6. l'évaluation finale du projet;
7. la communication des résultats du projet.

Le projet s’étant déroulé sur trois ans, la présente vérification s’est effectuée selon les directives contenues dans les Guides du FNI de 2000, 2002 et 2003.

1.2 - Aperçu du projet

Le 8 avril 1999, le SNRS et le ministère de la Défense nationale (Forces canadiennes) ont signé un protocole d’entente concernant le FNI.

Le 19 mars 2001, le ministère de la Défense nationale (Forces canadiennes) a convenu de parrainer une proposition de projet intitulée Imagerie active pour les opérations sous-marines de R-S. L’exécution du projet relèverait de Recherche et développement pour la Défense Canada - Valcartier (RDDC Valcartier).

RDDC Valcartier a déjà mis au point un système d’observation sous-marine améliorée avec caméra de deuxième génération, mais ne dispose pas actuellement de fonds suffisants pour l’élaboration et la démonstration du système de recherche complet avec sa capacité intégrale de localisation. Dans ce contexte, le projet proposé au FNI devait servir à ajouter un dispositif de positionnement sous-marin au système d’imagerie active à découpage en distance, à créer l’interface utilisateur de R-S et, enfin, à faire l’essai du système dans divers scénarios.

Au départ, le coût de ce projet d’une durée de trois ans (du 1er avril 2001 au 31 mars 2004) était estimé à 525 000 dollars. Les fonds devaient provenir à 67 p. 100 du FNI, soit 350 000 dollars, et le reste, ou 175 000 dollars, de RDDC Valcartier. En octobre 2002, une modification était approuvée, en raison de retards advenus au projet à cause d’un changement de sous-traitant, et le financement accordé par le FNI se présente désormais comme suit :

1.3 - Constatations et recommandations découlant de la vérification

Voici les grandes lignes des résultats de notre évaluation du ministère de la Défense nationale (Forces canadiennes) en rapport avec le respect des critères du FNI :

En ce qui a trait aux objectifs qui n’ont pas été entièrement atteints, voici nos recommandations au ministère de la Défense nationale (Forces canadiennes) :

2.0 - Conformité avec le protocole d'entente (Objectif 1)

2.1 - Critères de vérification

Le protocole d’entente relatif au programme est convenu et signé par les ministères fédéraux de R-S participants, les bureaux provinciaux et territoriaux des organismes de parrainage et le SNRS. Le protocole d’entente décrit les rôles et responsabilités de chaque partie, tel que prévu dans le Guide du FNI.

2.2 - Constatations et conclusions

D’après notre examen des clauses pertinentes du protocole d’entente, l’organisme parrain, en l’occurrence, le ministère de la Défense nationale (Forces canadiennes), s’est conformé aux modalités du dit protocole.

3.0 - Présentation et sélection de la proposition et financement du projet (Objectif 2)

3.1 - Critères de vérification

3.1.1 - Présentation de la proposition

La proposition doit être présentée selon les exigences de forme et de contenu prescrites par le Guide du FNI et doit comprendre : une description; un état budgétaire et financier lié à des étapes repères; un plan de travail également lié aux étapes repères; et un énoncé des résultats et avantages, en fonction d’éléments mesurables.

3.1.2 - Sélection et financement

La proposition doit suivre et respecter les critères énoncés dans le Guide du FNI, à savoir :

1. les approbations de proposition doivent être confirmées par des signatures;
2. le projet doit offrir la possibilité de prévenir les blessures ou d’en atténuer la gravité, de sauver des vies, d’accroître le temps de survie des victimes ou de réduire les risques pour le personnel de R-S;
3. les propositions doivent servir les objectifs du PNRS;
4. les propositions doivent tomber dans au moins une des six catégories du FNI, soit : l’intégration du PNRS, la collecte de données de R-S, la prévention des cas de R-S, la recherche-développement, les bénévoles, ou les interventions de R-S;
5. les propositions doivent servir les objectifs du FNI;
6. les propositions doivent démontrer un vaste champ d’application;
7. les propositions doivent mentionner un organisme parrain et indiquer la part du projet que cet organisme doit financer, le cas échéant;
8. le calendrier du projet doit commencer entre le 1er avril et le 31 mars et l’exécution du projet ne doit pas prendre plus de trois ans.

3.2 - Constatations et conclusions

RDDC Valcartier a élaboré la proposition en respectant les exigences de forme et de contenu prescrites par le Guide du FNI. La proposition comprenait l’énoncé des objectifs et une description claire du projet, une ventilation des coûts par type de dépense, un plan de gestion détaillé lié à des étapes repères et une explication sommaire des liens entre le projet et les priorités du PNRS. La proposition visait principalement à démontrer l’efficacité d’un système d’imagerie active combiné à un dispositif de navigation et de positionnement, le tout permettant de réduire considérablement le temps demandé par les opérations sous-marines de recherche, sauvetage et récupération, tout en rehaussant la précision de ces opérations. La proposition était conforme à tous les critères prescrits dans le Guide du FNI, nous avons donc conclu que la demande respectait les directives du FNI en matière de présentation, de sélection et de financement.

4.0 - Gestion du projet (Objectif 3)

4.1 - Critères de vérification

Le projet est géré d’après les lignes de conduite et les pratiques de gestion de l’organisme parrain et d’après les politiques de gestion de projet énoncées dans le Guide du FNI. La proposition de projet comprend un plan de gestion du projet expliquant en détail la façon dont le projet doit s’exécuter.

4.2 - Constatations et conclusions

Nous avons examiné le plan de gestion contenu dans la proposition ainsi que les réalisations escomptées, chacune étant accompagnée des coordonnées des personnes responsables, afin d’évaluer si le plan avait été convenablement suivi. Ce projet se composait de l’addition d’un dispositif de positionnement sous-marin au système d’imagerie active à découpage en distance, de la création d’une interface utilisateur de R-S et de la mise à l’essai du système dans divers scénarios.

Lors de nos discussions avec M. George Fournier, gestionnaire du projet à RDDC Valcartier, nous avons appris que le projet avait commencé en avril 2001 mais que des retards s’étaient produits, pendant le premier trimestre de l’exercice 2002-2003, dans la livraison des composants matériels et logiciels nécessaires à la modification du système. En outre, l’équipe du projet a dû se mettre en quête d’un nouveau sous-traitant parce que celui retenu à l’origine s’est révélé incapable de produire le système de navigation et de positionnement; le nouveau sous-traitant y est arrivé en avril 2003. Ce retard n’a rien changé à la date d’achèvement du projet. RDDC Valcartier a proprement rendu compte de toutes ces péripéties dans les rapports trimestriels pertinents présentés au ministère de la Défense nationale (Forces canadiennes).

Nous concluons que RDDC Valcartier a géré convenablement le projet en conformité avec le plan de gestion compris dans la proposition originale. Lorsque des retards sont advenus, le ministère de la Défense nationale (Forces canadiennes) et le SNRS en ont été promptement informés ainsi que des raisons.

5.0 - Rapports sur le projet (Objectif 4)

5.1 - Critères de vérification

Le document d’approbation d’un projet, une annexe au protocole d’entente, contient des exigences concernant les rapports à présenter. De plus, les exécutants d’un projet doivent présenter, à des dates bien précises, des rapports trimestriels décrivant les résultats obtenus jusque-là ainsi que les coûts engagés pendant le trimestre achevé, en comparaison avec les coûts prévus au budget, et expliquant les travaux à accomplir au cours du trimestre qui commence. Lorsqu’il survient un changement dans l’envergure du projet, le coût total estimatif ou les mouvements de trésorerie, une modification du projet doit être déposée en temps opportun. En outre, un rapport final de projet doit être remis le ou avant le 15 mars de l’année d’achèvement du projet. L’organisme parrain est tenu de présenter les rapports selon le calendrier approuvé.

5.2 - Constatations et conclusions

Tous les rapports trimestriels ont été remis à temps et sous la forme recommandée. Chacun des rapports donne une mise à jour sur l’avancement du travail ainsi qu’un aperçu exact de la situation financière du projet en rapport avec les mouvements de trésorerie trimestriels.

Une modification, déposée et approuvée en octobre 2002, visait la réaffectation de fonds de l’exercice 2002-2003 à l’exercice 2003-2004 en raison de retards affichés par le projet, principalement parce que le sous-traitant du début s’était révélé incapable de produire le composant logiciel du système de navigation et de positionnement. Cette modification a été déposée en temps opportun et accompagnée de justifications.

Selon les directives du Guide du FNI, le rapport sommaire final du projet doit être déposé le ou avant le 15 mars de l’année d’achèvement du projet. Dans le cas du présent projet, RDDC Valcartier a remis le rapport en question au ministère de la Défense nationale (Forces canadiennes) le 30 mars 2004, mais le SNRS a dû ensuite attendre ce rapport jusqu’au 19 juillet 2004. Par ailleurs, le rapport final du projet était rédigé sous la forme recommandée et donnait suffisamment d’explications au sujet des activités du projet.

Pour les raisons mentionnées plus haut, nous devons conclure que le ministère de la Défense nationale (Forces canadiennes) n’a pas respecté le critère concernant les rapports.

5.3 - Recommendation

Si l’organisme gère convenablement le projet, tous les documents à livrer au SNRS sont remis dans les formes prescrites et aux dates précises convenues. Par contre, lorsque la gestion fait défaut, il incombe au SNRS d’adopter un comportement proactif dans sa supervision des gestionnaires de projet et-ou des organismes parrains.

Le SNRS devrait, pour chacun des projets exécutés avec l’aide financière du FNI, se doter d’un processus de contrôle interne qui permette à son personnel de surveiller la production des documents à livrer en rapport avec chacun des projets relevant de l’autorité du Secrétariat. Lorsqu’une date d’échéance passe et que l’organisme parrain n’a pas présenté les documents prévus, le SNRS devrait immédiatement entrer en rapport avec l’organisme en question. De plus, si les documents ne contiennent pas tous les renseignements voulus, le SNRS devrait remettre à l’organisme parrain une liste des éléments manquants et expliquer la nature de l’information demandée. En outre, si l’organisme persiste dans le non-respect des dates d’échéance et des besoins stipulés en matière d’information, le SNRS devrait envisager une vérification de l’organisme pendant l’exécution du projet, ou encore, retenir tout financement à venir jusqu’à ce que l’organisme ait rempli ses obligations.

6.0 - Demandes et versements de fonds relativement au projet (Objectif 5)

6.1 - Critères de vérification

L’organisme parrain prépare et présente les demandes selon les exigences prescrites dans le Guide du FNI. Le SNRS examine toutes les demandes pour en vérifier l’exactitude et la conformité aux conditions de l’approbation du projet. Tous les versements doivent aussi être conformes aux conditions de l’approbation du projet et aux exigences énoncées dans le Guide du FNI.

6.2 - Sommaire des demandes de fonds et des coûts totaux du projet

Voici un sommaire schématisé des versements et coûts totaux du projet pour la période allant du 1er avril 2001 au 31 mars 2004 :

6.3 - Constatations et conclusions

Nous avons examiné les demandes de fonds adressées par RDDC Valcartier au ministère de la Défense nationale (Forces canadiennes) pendant la période d’exécution du projet, et RDDC Valcartier a pu nous fournir les documents nécessaires à la justification de la totalité des coûts du projet et, finalement, des sommes réclamées au SNRS. Nous n’en concluons pas moins, pour les raisons expliquées ci-après, que le ministère de la Défense nationale (Forces canadiennes) n’a pas rempli les exigences du FNI en matière de rapports.

Tout d’abord, RDDC Valcartier a effectivement ouvert et tenu un compte séparé afin de pouvoir suivre tous les coûts liés au projet en voie de vérification. Ce compte a permis à RDDC Valcartier de suivre les coûts totaux du projet, et pourtant, RDDC Valcartier s’est révélé incapable de présenter un sommaire des coûts par types de dépense ou en fonction des tâches décrites dans la proposition de projet. Qui plus est, les sommes demandées par RDDC Valcartier ne correspondaient pas à celles réclamées au SNRS par le ministère de la Défense nationale (Forces canadiennes).

Ajoutons que les sommes figurant dans les rapports trimestriels ne correspondent pas à celles effectivement versées par le SNRS. Voici un tableau faisant ressortir ces écarts :

Même s’il n’y a pas corrélation entre les chiffres du sommaire ci-dessus, il n’y a pas non plus de réclamation en trop parce que le SNRS devait financer la somme la plus faible de deux possibilités, soit 67 p. 100 des coûts totaux du projet, c’est-à-dire, 372 820 dollars (67 p. 100 de 556 449 dollars), soit 350 000 dollars.

6.4 - Recommendations

En premier lieu, nous recommandons que tous les organismes bénéficiaires soient tenus de dresser un état de tous les coûts du projet, ventilés par catégorie de dépenses principales ou par poste budgétaire, afin que toutes les parties en cause puissent proprement évaluer l’admissibilité des coûts présentés.

En second lieu, nous recommandons que le processus de traitement des demandes soit modifié afin que le SNRS verse des fonds aux projets suivant un processus selon lequel les demandes de fonds sont lancées par l’organisme bénéficiaire et la suite de paiements s’effectue en conséquence. La demande émanant de l’organisme bénéficiaire devrait être acheminée au SNRS avec la demande de fonds de l’organisme parrain (accompagnée de tous les justificatifs pertinents), de façon que le même montant soit finalement signalé à l’organisme parrain et à l’organisme bénéficiaire. Dans le nouveau Guide du FNI, il faut le souligner, les fonds sont versés seulement lorsque la demande effective a été présentée par l’organisme bénéficiaire.

De plus, le SNRS devrait élaborer un formulaire de demande standardisé qui sera utilisé par l’organisme bénéficiaire au moment de demander des fonds à l’organisme parrain. Le formulaire devrait être approuvé par la signature d’un représentant autorisé de l’organisme bénéficiaire, indiquant ainsi que toutes les dépenses présentées sont valides et admissibles, en conformité avec les dispositions du protocole d’entente.

Le SNRS devrait envisager la possibilité d’ordonner à l’organisme bénéficiaire de soumettre un rapprochement détaillé des sommes figurant sur le formulaire de demande. Ce formulaire serait ensuite examiné et approuvé par l’organisme parrain et envoyé au SNRS, accompagné de tous les documents d’appui nécessaires, en vue d’un paiement. En outre, les sommes versées par le SNRS devraient être basées sur la formule de financement énoncée dans le protocole d’entente.

Dans les cas où l’organisme bénéficiaire a besoin de sommes qui excèdent les limites prévues selon la formule de financement, il serait tenu de faire parvenir à l’organisme parrain une demande spéciale de versement anticipé en y joignant un sommaire des coûts prévus et les raisons justifiant la demande.

7.0 - Évaluation finale du projet (Objectif 6)

7.1 - Critères de vérification

L’organisme parrain procède à l’évaluation de l’efficacité du projet en fonction des objectifs établis et convenus à l’étape de l’approbation. L’évaluation finale du projet devrait être exécutée dans l’année suivant l’achèvement du projet et être conforme aux exigences du FNI en matière de rapports.

7.2. - Constatations et conclusions

RDDC Valcartier a bien remis à l’organisme parrain, le ministère de la Défense nationale (Forces canadiennes), et au SNRS une évaluation finale du projet, et ce dans les délais prescrits et sous la forme convenue. L’évaluation a mené à la conclusion que le projet avait pleinement réussi puisque le nouveau dispositif intégré de navigation et de positionnement permettait aux opérateurs du système d’imagerie non seulement de repérer les cibles plus rapidement, mais aussi d’orienter le système avec plus de précision et de collaborer efficacement avec d’autres unités de sauvetage et récupération en mer. L’évaluation a aussi produit des renseignements concernant les points forts et les points faibles du projet ainsi que ses répercussions sur le milieu de la R-S. Compte tenu de ce qui précède, nous concluons que RDDC Valcartier a bien atteint cet objectif.

8.0 - Communication des résultats du projet (Objectif 7)

8.1 - Critères de vérification

Les résultats du projet doivent être communiqués au grand public en consultation avec l’organisme parrain du projet, et les documents décrivant les résultats doivent être acheminés au SNRS.

8.2. - Constatations et conclusions

Des membres du SNRS et d’autres intervenants du milieu de la R-S ont été invités aux derniers essais du système d’imagerie, et ils ont aussi reçu une bande vidéo de ces essais. Une fois les tests achevés, le projet et sa réussite ont fait l’objet d’un rapport télévisé de huit minutes aux heures de pointe. Le projet est également mentionné sur le site Web de RDDC Valcartier, où la description des activités met tout particulièrement en évidence l’aide financière accordée par le SNRS. La valeur et les bienfaits du projet sont également expliqués dans plusieurs publications mises en circulation.

M. George Fournier fait remarquer aussi que la station de télévision « Canal Z - Infrarouge program » a produit une interview, au sujet du système d’imagerie, au cours de laquelle la contribution du FNI est mentionnée plusieurs fois. L’émission est passée à plusieurs reprises et a fait l’objet de commentaires favorables.

Compte tenu de ce qui précède, nous concluons que RDDC Valcartier a bien atteint cet objectif.